O Reitor da Universidade Estadual de Campinas, no uso de suas atribuições legais e considerando os Artigos 64 a 67 do ESUNICAMP,
RESOLVE:
Artigo 1º - A cobertura das despesas de servidores e alunos com viagens e participação em eventos, no país ou no exterior, de caráter eventual e transitório, em missão, estudo ou atividade de interesse da Universidade, obedecerá ao disposto nesta Resolução.
CAPÍTULO I – DOS CRITÉRIOS GERAIS DE COBERTURA DAS DESPESAS
Artigo 2º - As despesas com viagens e participação em eventos a que se refere o artigo 1º compreende os seguintes tipos de gastos:
I - Hospedagem, alimentação e traslados ou deslocamentos urbanos no destino;
II - Aquisição de passagens de ida e volta;
III - Contratação de seguro viagem;
IV - Transporte da sede ao aeroporto ou terminal rodoviário;
V - Taxas de inscrição, quando se tratar da participação em cursos, congressos ou eventos similares.
Parágrafo Único: Será considerada Diária o pagamento de caráter indenizatório em favor do servidor para a cobertura das despesas dispostas no Inciso I do caput.
Artigo 3º - O Ordenador de Despesas, a que se refere o artigo 10 da presente Resolução, poderá, justificadamente, aprovar o custeio parcial das despesas a que se refere o artigo 2º, em razão dos seguintes critérios:
I – Propósito da viagem;
II – Interesse e benefício para a Universidade;
III – Tempo de duração do evento;
IV – Disponibilidade de recursos para a sua cobertura.
Parágrafo Único – Constituem exceção ao estabelecido no caput os casos em que a viagem tenha sido determinada pela chefia ou por necessidade relacionada à função ou cargo que ocupam, cujas despesas deverão ser integralmente indenizadas, segundo os critérios e limites estabelecidos nesta Resolução.
Artigo 4º - Nos casos em que as despesas da viagem forem custeadas com recursos de convênios, os critérios e limites das indenizações obedecerão ao estabelecido nos respectivos instrumentos do ajuste, prevalecendo, nos casos omissos, as condições estabelecidas nesta Resolução.
Artigo 5º - Não será devido o pagamento de despesas já cobertas por outra entidade igualmente interessada no propósito da viagem.
Artigo 6º - Não se concederá o pagamento de diárias nos deslocamentos do servidor dentro do município sede de sua lotação ou quando deslocar-se aos outros campi da Universidade.
Artigo 7º - Não serão indenizáveis as despesas com combustível, pedágio, estacionamento ou de qualquer outra natureza decorrentes de deslocamentos com veículo próprio.
Artigo 8º - Fica vedado o reembolso de gastos já realizados pelo interessado em data anterior à aprovação dos recursos pelo Ordenador de Despesas, excetuando-se as situações previstas no Capítulo VIII da presente Resolução.
CAPÍTULO II – DA SOLICITAÇÃO E APROVAÇÃO DAS DESPESAS DE VIAGEM
Artigo 9º - A solicitação de pagamento das despesas do evento ou viagem deverá ser documentada previamente, através do preenchimento de formulário elaborado pela Diretoria Geral de Administração (DGA) e destinado a essa finalidade específica, o qual deverá conter minimamente os dados do servidor e sua função, descrição e localidade do evento ou viagem e o seu benefício para a Universidade, bem como a estimativa de valores de todas as despesas relacionadas previstas no Artigo 2º desta Resolução, a fim de subsidiar a análise e a aprovação da concessão dos recursos.
Parágrafo Único: Na instrução do processo de concessão e pagamento poderá ser exigida a apresentação de documentos complementares, tais como o convite ou prospecto do evento de destino, publicação de afastamento do servidor no período correspondente ao seu deslocamento, dentre outros documentos e informações a serem normatizados e que visem demonstrar o benefício institucional e/ou o interesse público da despesa.
Artigo 10 - A aprovação da concessão dos recursos é de competência do Ordenador de Despesas do respectivo Centro Orçamentário (C.O.), por meio do qual se aportará os valores necessários, cabendo-lhe a devida avaliação da finalidade da viagem e do interesse e benefício para a Universidade.
§ 1º - A critério do Ordenador de Despesas poderá ser exigida manifestação da chefia imediata do servidor quanto à finalidade e/ou oportunidade da viagem ou do evento a que se destina.
§ 2º - Tratando-se de viagem com destino a outro país, será considerada sem efeito a aprovação das despesas nos casos em que não se disponha de ato da autoridade competente autorizando o afastamento do servidor para a mesma viagem e período em questão.
Artigo 11 - A aprovação da despesa sem a adequada demonstração do interesse e/ou benefício institucional para a Universidade ensejará a recusa, por parte dos órgãos administrativos responsáveis, em executar o pagamento aprovado, com a consequente devolução da solicitação ao interessado e/ou ao Ordenador de Despesas para o necessário esclarecimento.
CAPÍTULO III – DO PAGAMENTO DE DIÁRIAS
Artigo 12 - Os valores de Diárias no País e de Diárias no Exterior previstas nesta Resolução serão limitados e divulgados através de Portaria da Diretoria Geral da Administração - DGA e estabelecidos conforme valores praticados pela Administração Pública, podendo ser alterados ou corrigidos sempre que houver razões econômicas que assim justifiquem.
§ 1º - No estabelecimento dos valores de diárias a que se refere o caput poderão ser considerados índices diferenciados para autoridades em relação aos demais servidores, bem como a adoção de redutores em deslocamentos prolongados.
§ 2º - De forma excepcional, as diárias poderão ser custeadas em montante superior àquele fixado pela Portaria da DGA, mediante solicitação formal do servidor, cumprindo os seguintes requisitos:
I – Demonstração documental, por meio de cotações ou de outros comprovantes, de que as despesas diretas com o evento superam os valores previamente fixados.
II – Justificativa acerca da imprescindibilidade desses gastos para a consecução dos objetivos da viagem ou evento.
III – Anuência da chefia imediata e do Ordenador de Despesas.
§ 3º - A solicitação prevista no parágrafo anterior será dirigida à Diretoria da DGA, a quem caberá o seu deferimento.
Artigo 13 - O valor aprovado das diárias deverá ser empenhado previamente à realização da viagem.
Artigo 14 – No pagamento de diárias nacionais, deverão ser observados os seguintes critérios na apuração dos valores:
I – Será considerada Diária Completa quando o deslocamento exigir o pernoite do interessado;
II – Será considerada Diária Simples, limitada a 40% (quarenta por cento) do valor da Diária Completa, quando o período de deslocamento total for igual ou superior a 8 (oito) horas contínuas e não exigir o pernoite do interessado.
Parágrafo Único. Não fará jus ao recebimento de diárias o servidor que se deslocar por período inferior a 8 (oito) horas contínuas.
Artigo 15 – As diárias para viagens internacionais terão seu valor fixado em dólares americanos (US$), sendo convertido em moeda nacional por meio da taxa cambial publicada diariamente pelo Banco Central do Brasil, na data da aprovação da sua concessão pelo Ordenador de Despesas.
Artigo 16 – O pagamento das diárias ao interessado será processado pela DGA consoante os valores aprovados e ocorrerá através de depósito em conta corrente de sua titularidade, preferencialmente nos seguintes prazos, observando-se a adequada formalização do processo em tempo hábil:
I – No dia útil imediatamente antecedente ao embarque da viagem no país. II – No 5º dia útil antecedente ao embarque da viagem ao exterior.
Artigo 17 – Deverão ser devolvidos à Universidade os valores correspondentes a diárias recebidas sem que a viagem tenha sido realizada, ou recebida a maior, em decorrência de estimativa de quantidade de dias de duração da viagem superior à quantidade de dias de duração efetiva.
CAPÍTULO IV – DA AQUISIÇÃO DE PASSAGENS
Artigo 18 - As passagens aéreas ou terrestres serão adquiridas pela Universidade e estarão sujeitas ao atendimento das seguintes condições específicas:
I – Deverá ser requisitada pelo servidor interessado ao responsável pelas compras da sua Unidade ou Órgão com antecedência mínima de 15 (quinze) dias em relação à data prevista para o embarque, a fim de que se possa obter melhor preço.
II – A escolha das passagens obedecerá aos princípios da economicidade e da razoabilidade.
III - As passagens de ida e volta deverão ter seu trajeto compatível com o destino pretendido e datas correspondentes ao período do deslocamento previamente aprovado, constante do ato de afastamento praticado pela autoridade competente.
IV – A aquisição das passagens aéreas deverá ocorrer através de contrato de agenciamento mantido pela Universidade, devendo ser objeto de justificativa fundamentada os casos que constituírem exceção.
V – O eventual cancelamento da viagem deverá ser objeto de imediata comunicação pelo interessado ao responsável pelas compras de sua Unidade ou Órgão, a fim de que sejam tomadas as providências de reembolso possíveis.
Artigo 19 – O servidor deverá ressarcir à Unicamp o valor correspondente às despesas de passagens canceladas por razões não justificadas, bem como arcar com valores adicionais devidos à companhia aérea em decorrência de alterações de horários ou condições de sua exclusiva conveniência.
CAPÍTULO V - DA CONTRATAÇÃO DE SEGURO
Artigo 20 - As viagens de servidores no país ou no exterior deverão ser cobertas por apólice de seguro viagem, a ser contratado a partir da autorização de afastamento pela autoridade competente.
Artigo 21 - A Diretoria Geral da Administração - DGA manterá vigentes Apólices de Seguro para cobertura de viagens nacionais e internacionais, contemplando minimamente a indenização de despesas médico- hospitalares, repatriação ou traslado médico e funerário, invalidez e morte acidental, nos termos da Deliberação CONSU-A-001/2012.
CAPÍTULO VI - DO TRANSPORTE DA SEDE AO AEROPORTO OU TERMINAL RODOVIÁRIO
Artigo 22 - O deslocamento do servidor da sua sede ao aeroporto ou terminal rodoviário, assim como o trajeto inverso no retorno da viagem, será realizado por serviço de transporte contratado e/ou custeado pela Universidade, respeitando-se na seleção do modelo de transporte os princípios da economicidade e da razoabilidade.
Parágrafo Único. Quando o referido deslocamento se der fora do horário de trabalho do servidor, ou sempre que houver razões que assim justifiquem, o deslocamento tratado no caput poderá ser iniciado e/ou finalizado da residência do servidor.
CAPÍTULO VII – DO PAGAMENTO DE TAXAS DE INSCRIÇÃO
Artigo 23 - A taxa de inscrição para participação em cursos, congressos ou eventos congêneres será preferencialmente paga pela Universidade diretamente à empresa ou entidade organizadora.
§ 1º - Havendo razões que justifiquem, o valor da taxa de inscrição poderá ser paga ao servidor interessado a fim de que este a realize diretamente junto à organizadora, desde que atendidos os requisitos de aprovação prévia pela autoridade competente e de prestação de contas estabelecidos nesta Resolução.
§ 2º - A Diretoria Geral da Administração - DGA disciplinará por meio de Instrução Normativa a hipótese prevista no parágrafo anterior e as condições de sua aplicação.
Artigo 24 – Caberá ao servidor ressarcir à Unicamp o valor da taxa de inscrição a cujo evento deixou de comparecer por razões não justificadas, caso não haja a devolução integral do valor pago.
CAPÍTULO VIII - DO REEMBOLSO DE DESPESAS
Artigo 25 - Serão passíveis de reembolso ao servidor os gastos com transporte, alimentação ou estacionamento decorrentes de deslocamentos para tratar de assuntos de interesse institucional nas situações em que não se aplique a concessão de diárias, em especial aquelas dispostas no Artigo 6º da presente Resolução.
Parágrafo Único - O reembolso previsto no caput será condicionado à autorização do Ordenador de Despesas e se fará mediante a apresentação de documentos comprobatórios das despesas realizadas, limitando-se o seu valor a 50% (cinquenta por cento) do correspondente à Diária Simples.
Artigo 26 - Serão indenizáveis as despesas com locomoção em viagens nacionais quando as passagens de ida e volta não contemplarem o município de destino, fazendo-se necessário o deslocamento complementar por outro meio de transporte não contratado anteriormente.
§ 1º - O reembolso de que trata o caput será condicionado à autorização do Ordenador de Despesas e se fará mediante a apresentação de documentos comprobatórios dos gastos realizados.
§ 2º - A escolha do meio de transporte complementar deverá ser justificada, respeitando os princípios da razoabilidade e da economicidade, sendo vedado o reembolso de despesas que se configurem antieconômicas ou imoderadas.
§ 3º - A hipótese prevista no caput não se aplica aos traslados ou deslocamentos urbanos entre aeroporto ou terminal rodoviário à hospedagem, ou entres estes e a localidade do evento de destino, os quais já estão cobertos no valor das Diárias.
Artigo 27 – A DGA estabelecerá procedimentos para a aprovação e a prestação de contas de despesas com os deslocamentos a que se refere o presente Capítulo.
CAPÍTULO IX – DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Artigo 28 - Quando do término do evento de destino e/ou retorno da viagem, o servidor beneficiado com a cobertura total ou parcial de qualquer um dos tipos de despesa a que se refere o Artigo 2º deverá formalizar, no prazo de 10 (dez) dias úteis, a devida prestação de contas com informações relativas à sua participação, anexando documentos pertinentes e consolidando informações a respeito dos custos envolvidos.
Parágrafo Único. A DGA estabelecerá procedimentos e orientações próprias para a prestação de contas e sobre os documentos a serem apresentados.
Artigo 29 - A prestação de contas será submetida ao Ordenador de Despesas e, posteriormente, à DGA, para exame.
Artigo 30 - A DGA examinará a prestação de contas, comunicando a autoridade competente da Unidade ou Órgão responsável para os devidos esclarecimentos, correções ou providências de restituição, no caso de incorreções, da constatação de vícios ou de pagamentos indevidos.
Artigo 31 - A não apresentação da prestação de contas nos termos desta Resolução constituirá impedimento para a concessão de novas diárias ou demais coberturas de despesas, não se excluindo os procedimentos de apuração de responsabilidades quando de indícios de dolo, má fé ou desvio de finalidade.
CAPÍTULO X – DA COBERTURA DE DESPESAS PARA ALUNOS
Artigo 32 - Os critérios e obrigações para a concessão de recursos, pagamento e prestação de contas previstos na presente Resolução poderão ser utilizados de forma subsidiária para a cobertura de despesas com viagens e participação em eventos de alunos regularmente matriculados da Universidade, desde que demonstrados o inequívoco interesse institucional e a pertinência do evento para a sua formação acadêmica.
Parágrafo Único. A DGA estabelecerá procedimentos e orientações para a concessão, execução e prestação de contas dessas despesas.
CAPÍTULO XI – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 33 - Os valores pagos indevidamente deverão ser restituídos integralmente pelo servidor responsável em conta orçamentária da Universidade indicada pela DGA.
Artigo 34 – Para os servidores contratados na função de motorista, que realizam viagens de forma frequente no atendimento de demandas institucionais, serão admitidos procedimentos simplificados para o pagamento e prestação de contas de diárias necessárias à cobertura dos gastos contraídos no exercício de sua função, respeitando-se os limites e critérios estabelecidos nesta Resolução.
Artigo 35 - Caberá à DGA normatizar os procedimentos a serem adotados para o adequado cumprimento desta Resolução e disponibilizar sistemas e ferramentas de tecnologia da informação para a sua operacionalização.
Artigo 36 – Anualmente os valores fixados como base de cálculo para o pagamento de diárias deverão ser avaliados, a fim de que se garanta a observância dos impactos inflacionários e permita a sua atualização.
Parágrafo Único. Os valores relativos às diárias para viagens internacionais deverão ser avaliados mediante consulta prévia à Diretoria Executiva de Relações Internacionais – DERI.
Artigo 37 - As regulamentações atinentes às despesas de viagens dos colaboradores eventuais e do pagamento de honorários a membros de comissões julgadoras seguem regidas pela Resolução GR-032/2016.
Artigo 38 - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Portaria GR-332/1985, Portaria GR-109/1998, Resolução GR-047/2006 e Resolução GR-050/2012.