Deliberação CONSU-A-010/2013, de 28/05/2013
Reitor: José Tadeu Jorge
Secretaria Geral:Lêda Santos Ramos Fernandes

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Reformula o Sistema de Arquivos da UNICAMP e dá providências correlatas.


O Reitor da Universidade Estadual de Campinas, na qualidade de Presidente do Conselho Universitário e tendo em vista o decidido pelo Conselho em sua 132ª Sessão Ordinária, realizada em 28.05.13, baixa a seguinte Deliberação:

Artigo 1º - O Arquivo Central, órgão coordenador do Sistema de Arquivos da UNICAMP (AC/SIARQ/UNICAMP), vinculado à Reitoria, previsto na Deliberação Deliberação CONSU-A-008/1995, de 21 de julho de 1995, fica reformulado nos termos desta Deliberação.

CAPÍTULO I
DO SISTEMA DE ARQUIVOS

Artigo 2º - O Sistema de Arquivos tem os seguintes objetivos gerais:
I – formular e implementar a política de protocolos e arquivos da Universidade, por meio da gestão de documentos arquivísticos, com vistas a subsidiar as decisões administrativas e acadêmicas, apoiar a Universidade na defesa de seus direitos e incentivar a produção de conhecimento científico e cultural;
II – formular e implementar políticas de aperfeiçoamento das atividades de protocolo e arquivo, compatível com as necessidades de agilização da informação, de eficiência administrativa e da pesquisa científica;
III – promover a interação e a interdependência das unidades de protocolo e arquivo da Universidade com vistas ao intercâmbio e a integração sistêmica das atividades, considerando as diferentes fases da gestão documental;
IV – assegurar condições de recolhimento, conservação e acesso ao acervo arquivístico público da Universidade, considerando de guarda permanente, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica.

Artigo 3º - A gestão arquivística de documentos de que trata a presente Deliberação compreende o conjunto de procedimentos e operações técnico-gerenciais referentes à produção, registro (protocolo), tramitação, uso, avaliação, arquivamento e preservação de documentos, incluindo processos ou expedientes, em todo o seu ciclo vital.

Artigo 4º - O acervo arquivístico de que trata a presente Deliberação compreende documentos de qualquer tipo e suporte, produzidos, recebidos ou acumulados:
I – pelos órgãos e unidades da Universidade no desempenho de suas funções, em cumprimento de suas competências jurídico-administrativas;
II – por pessoas físicas ou jurídicas de direito privado, cuja custódia foi assumida pelo SIARQ/UNICAMP, por ser considerado de interesse para a Universidade.

Artigo 5º - Integram o Sistema de Arquivos da Universidade:
I – o Arquivo Central;
II – o Conselho Consultivo;
III – a Comissão Central de Avaliação de Documentos;
IV – a Rede de Protocolos e Arquivos.


CAPÍTULO II
DO ARQUIVO CENTRAL

Artigo 6º - Ao Arquivo Central (AC/SIARQ/UNICAMP), órgão coordenador do Sistema de Arquivos, para a realização dos objetivos gerais enumerados no artigo 2º desta Deliberação, compete:
I – Coordenar o sistema informatizado de protocolos e arquivos, conforme política arquivística da Universidade;
II – orientar o desenvolvimento, a implantação e o aperfeiçoamento contínuo de sistema informatizado corporativo de gestão arquivística de documentos e informações, em conformidade com a política arquivística da Universidade;
III – coordenar a elaboração e acompanhar a implantação de programas de gestão, preservação e acesso de documentos arquivísticos para a Universidade;
IV – coordenar e acompanhar a implantação das recomendações do Conselho Consultivo e da Comissão Central de Avaliação de Documentos;
V- planejar e coordenar as transferências dos documentos produzidos pela Universidade aos Arquivos Setoriais e ao Arquivo Intermediário, bem como os recolhimentos ao Arquivo Permanente;
VI – planejar e coordenar a organização do acervo documental sob sua guarda, visando a sua disposição aos usuários;
VII – propor condições de acesso público ao acervo custodiado pelo Arquivo Central; 
VIII – elaborar e implantar programas de publicações e de divulgação do acervo arquivístico público da Universidade Estadual de Campinas;
IX – elaborar projetos relativos a atividades arquivísticas de organização e recuperação de produções intelectuais e de investigações científicas relacionadas ao acervo arquivístico custodiado pelo SIARQ/UNICAMP;
X – prestar assessoria técnico-arquivística a instituições congêneres;
XI – gerir recursos humanos, financeiros e materiais;
XII – promover o aperfeiçoamento do pessoal técnico e auxiliar destinado ao SIARQ/UNICAMP;
XIII – integrar-se a sistemas de informação da Universidade, considerados de interesse para os usuários do SIARQ/UNICAMP;
XIV – integrar-se a sistemas nacionais e estrangeiros de informação, visando o acesso à produção intelectual e científica de instituições congêneres e a divulgação da produção gerada pela Universidade.

Artigo 7º - Compõem a estrutura do Arquivo Central:
I – a Coordenação;
II – a Coordenação Associada;
III – a Assistência Técnica;
IV – a Secretaria Administrativa;
V – o Protocolo Central;
VI – o Arquivo Intermediário;
VII – o Arquivo Permanente;
VIII – os Serviços Auxiliares.

Artigo 8º - À Coordenação do Arquivo Central compete:
I – planejar, coordenar, acompanhar e relatar as atividades do Arquivo Central e do Sistema de Arquivos;
II – responder pelo cumprimento dos objetivos previstos nos artigos 2º e 6º desta Deliberação;
III – indicar o Coordenador Associado, os responsáveis pelo Arquivo Intermediário, Arquivo Permanente, Serviços Auxiliares e a Secretaria, entre os servidores com competência técnica na área de arquivos;
IV – assessorar a administração superior em assuntos da área de protocolo, arquivo e de prestação de serviços de informação e de documentos arquivísticos sob a gestão do SIARQ/UNICAMP;
V – representar o Arquivo Central dentro e fora da Universidade;
VI – cumprir e fazer cumprir as recomendações do Conselho Consultivo e da Comissão Central de Avaliação de Documentos;
VII – convocar, quando necessário, o Conselho Consultivo;
VIII – convocar e presidir a Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD/SIARQ).

Artigo 9º - O Coordenador do Arquivo Central será designado pelo Reitor, entre os servidores com competência técnica na área de arquivos.

Parágrafo único – A função de Coordenador do Arquivo Central é privativa de profissionais que tenham exercido cargo técnico-gerencial em arquivos da UNICAMP ou instituições congêneres, com experiência e especialização comprovadas.

Artigo 10 – O Coordenador do Arquivo Central será auxiliado em suas atividades por um Coordenador Associado, designado pelo Reitor.

Artigo 11 – Ao Coordenador Associado compete:
I – substituir o Coordenador do Arquivo Central, assumindo as competências especificadas no artigo 8º em suas ausências e impedimentos legais;
II – assessorar o Coordenador nas questões técnicas e administrativas;
III – assessorar o Coordenador no suporte técnico e operacional do SIARQ;
IV – assessorar na elaboração de projetos e na coordenação de órgãos colegiados e/ou grupos de trabalho.

Artigo 12 – A Assistência Técnica tem por competência assessorar a Coordenação nas atividades administrativas e dar suporte ao Conselho Consultivo, Comissão Central de Avaliação de Documentos e demais grupos de trabalho da Rede de Protocolos e Arquivos.

Artigo 13 – A Secretaria Administrativa é encarregada de processar o expediente do Arquivo Central, Conselho Consultivo e da Comissão Central de Avaliação de Documentos, exercendo as demais atividades a ela inerentes.

Artigo 14 – Ao Protocolo Central, encarregado da gestão do registro de documentos, expedientes e da autuação de processos, da gestão da tramitação entre os órgãos e unidades, bem como da gestão de transferências ou recolhimento aos arquivos, compete:
I – criar condições para o desenvolvimento dos serviços de protocolo e expedição de documentos, processos ou expedientes;
II – orientar as operações técnicas de protocolo a documentos recebidos e a formação e gerenciamento de processos ou expedientes, bem como o seu acesso;
III – promover a capacitação e o acesso de agentes operadores às atividades dos serviços de protocolo;
IV – monitorar o desenvolvimento dos serviços para garantir a qualidade e autenticidade dos processos autuados e dos documentos ou expedientes registrados pela Universidade;
V – implantação das diretrizes gerais e as instruções normativas de procedimentos estabelecidas pelo SIARQ e pelas instâncias superiores da UNICAMP;
VI – coordenar a implantação e a operação de expedição de documentos arquivísticos por meio de malotes ou outros meios destinados a agilizar a entrega de documentos entre unidades e órgãos da UNICAMP.

Artigo 15 – Ao Arquivo Intermediário, encarregado da orientação técnica aos arquivos das unidades e órgãos e às Comissões Setoriais de Arquivos (CSArqs) e do arquivamento e conservação de documentos transferidos para guarda temporária e destinação compete:
I – acompanhar e apoiar o trabalho das CSArqs, em consonância com as diretrizes da CCAD/SIARQ e de acordo com as políticas estabelecidas pelo SIARQ;
II – orientar os arquivos das unidades e órgãos quanto ao armazenamento, conservação e a recuperação de documentos vigentes, incluindo processos ou expedientes produzidos e/ou recebidos em cumprimento das ações das unidades e órgãos, incluindo a destinação;
III – arquivar, organizar e preservar os documentos encaminhados pelos arquivos das unidades e órgãos, colocando à disposição da Universidade e da comunidade, com expressa autorização do órgão produtor;
IV – administrar o uso do armazém de documentos intermediários, estabelecendo procedimentos e condições para uso e demandas de espaço;
V – controlar empréstimos e/ou devoluções de documentos responsabilizando-se pela integridade e conservação do acervo documental sob sua custódia;
VI – participar do processo de avaliação de documentos integrando a CCAD/SIARQ;
VII – acompanhar a implementação de medidas de reprodução de documentos pela rede de arquivos do SIARQ conforme procedimentos estabelecidos pelas instâncias superiores do SIARQ;
VIII – proceder e/ou acompanhar a aplicação de Tabelas de Temporalidade de Documentos, aprovadas por autoridades competentes, sob autorização da unidade ou órgão produtor;
IX – proceder e/ou acompanhar o recolhimento de documentos ao Arquivo Permanente, atendendo ao disposto nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, aprovadas por autoridades competentes, sob autorização da unidade ou órgão produtor.

Artigo 16 – Ao Arquivo Permanente, encarregado pela gestão dos documentos recolhidos para guarda permanente, compete:
I – arquivar, organizar, preservar e dispor a pesquisa os documentos de valor permanente da Universidade, de que tratam os incisos I e II do artigo 4º;
II – elaborar instrumentos de pesquisa com vistas a divulgação do acervo arquivístico e a disseminação da informação, incluindo a participação em redes de dados e informações de pesquisa de instituições congêneres;
III – administrar o uso do armazém de documentos permanentes, estabelecendo procedimentos e condições para uso e atendimento a demandas de espaço físico;
IV – orientar e acompanhar a organização, conservação e o acesso de documentos permanentes mantidos por unidades e órgãos;
V – orientar quanto à preservação de documentos permanentes conforme políticas arquivísticas e programa de preservação do SIARQ/UNICAMP;
VI – prestar informações e subsidiar a administração da Universidade com base nos documentos permanentes;
VII – participar do processo de avaliação de documentos integrando a CCAD/SIARQ, orientando recolhimentos;
VIII – atender a pesquisa pública.

Artigo 17 – Aos Serviços Auxiliares compete:
I – elaborar medidas de reprodução, inclusive digital, de documentos para fins de preservação, segurança e acesso;
II – orientar e supervisionar os órgãos integrantes do SIARQ/UNICAMP quanto às condições e métodos de conservação, ambientação e higienização do acervo arquivístico da Universidade, além de promover restaurações quando cabível;
III – desenvolver e manter sistemas informatizados para uso do SIARQ/UNICAMP além de oferecer subsídios, promover e aprimorar o intercâmbio de dados e informações aos órgãos integrantes do SIARQ/UNICAMP;
IV – zelar pelas condições de conservação e segurança das instalações do Arquivo Central;
V – assessorar a elaboração de instrumentos de gestão de documentos junto aos arquivos das unidades e órgãos.

CAPÍTULO III
DO CONSELHO CONSULTIVO

Artigo 18 – Ao Conselho Consultivo compete:
I – formular e propor a política arquivística para o Sistema de Arquivos da Universidade;
II – emitir parecer sobre propostas de acordos e convênios com outras instituições, para fins de pesquisa e/ou assessoria técnica do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP;
III – formular e propor políticas de difusão, reprodução e acesso ao acervo de documentos do SIARQ/UNICAMP;
IV – promover eventos científicos visando disseminar o acervo documental da UNICAMP, para fins de pesquisa;
V – viabilizar a obtenção de recursos para a infraestrutura e aperfeiçoamento do Sistema de Arquivos, junto às agências de fomento;
VI – atuar na interface Arquivo Central e unidades acadêmicas, tendo em vista a promoção de pesquisas fundamentadas nos acervos do SIARQ/UNICAMP.

Artigo 19 – O Conselho Consultivo terá a seguinte composição:
I – o Coordenador do Arquivo Central;
II – um representante docente de cada uma das seguintes áreas, indicadas pelos Diretores das respectivas áreas:
a) Ciências Exatas e Tecnológicas;
b) Ciências Biomédicas;
c) Ciências Humanas.
III – o docente do Departamento de História, membro da Comissão Central de Avaliação de Documentos;
IV – um docente representante da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário, indicado pelo Pró-Reitor;
V – um representante da Administração Geral, indicado pelo Coordenador da Administração Geral;
VI – os responsáveis pelo Arquivo Intermediário e pelo Arquivo Permanente;
VII – um representante dos Serviços de Protocolo e Arquivo das unidades e órgãos, indicado pelo Coordenador do Arquivo Central;
VIII – dois representantes do corpo discente, sendo um indicado pela Comissão Central de Graduação (CCG) e outro indicado pela Comissão Central de Pós-Graduação (CCPG).

§ 1º - Todos os membros titulares do Conselho e os respectivos suplentes, indicados da mesma forma que os titulares, serão designados pelo Reitor.
§ 2º - O Conselho Consultivo elegerá o seu Presidente, dentre os Conselheiros referidos nos incisos I a VII, para um mandato de 4 (quatro) anos, permitida a recondução.

Artigo 20 – O mandato dos membros do Conselho Consultivo será de quatro anos admitida a recondução, exceto o dos representantes do corpo discente que será de dois anos, vedada a recondução.

Artigo 21 – O Conselho Consultivo se reunirá semestralmente por convocação de seu Presidente, ou em caráter extraordinário conforme necessidade.
CAPÍTULO IV
DA COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Artigo 22 – A Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD/SIARQ), órgão de caráter permanente do SIARQ/UNICAMP, deverá elaborar e acompanhar juntamente com as CSArqs previstas no artigo 28, o processo de avaliação de documentos da Universidade, competindo-lhe ainda orientar e normalizar:
I – a produção e o fluxo de documentos;
II – a elaboração de tabelas de temporalidades de documentos e de plano de destinação de documentos;
III – a incorporação dos acervos mencionados nos incisos I e II do artigo 4º;
IV – a preservação do patrimônio documental.

Artigo 23 – O processo de avaliação de que trata o artigo anterior consistirá na determinação do ciclo de vida dos documentos, na fixação de prazo de guarda e em sua destinação final.

Parágrafo único – O processo de avaliação terá por base o levantamento da produção documental, como instrumento de identificação de funções e atividades geradoras de documentos de arquivo.

Artigo 24 – A CCAD/SIARQ será integrada pelos seguintes membros, designados pelo Reitor:
I – o Coordenador do Arquivo Central, que será seu Presidente;
II – O Secretário do Arquivo Central, que será o seu Secretário Executivo;
III – os responsáveis pelo Protocolo Central, Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente do Arquivo Central;
IV – um Administrador indicado pelo Coordenador da Diretoria Geral da Administração;
V – um Analista de Processos indicado pelo Pró-Reitor de Desenvolvimento Universitário;
VI – um representante da Procuradoria Geral;
VII – um docente do Departamento de História, indicado pelo Diretor do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas;
VIII – um representante dos serviços de protocolo e arquivo das unidades e órgãos, indicado pelo Coordenador do Arquivo Central.

§ 1º - A CCAD/SIARQ poderá convocar especialistas identificados com as áreas cujos documentos estiverem sendo avaliados.
§ 2º - O mandato dos membros da CCAD/SIARQ será de 4 (quatro) anos permitida a recondução.

Artigo 25 – A CCAD/SIARQ, bem como as CSArqs, deverão consubstanciar os resultados de seus trabalhos na elaboração de tabelas de temporalidade de documentos e de planos de destinação de documentos, que serão enviados para manifestação dos órgãos administrativos e acadêmicos envolvidos e do Arquivo Central.

Parágrafo único- As tabelas de temporalidade de documentos e os planos de destinação de documentos de que tratam este artigo serão divulgados através do Diário Oficial do Estado e considerados aprovados após 30 dias, a contar da data da publicação.



CAPÍTULO V
DA REDE DE PROTOCOLOS E ARQUIVOS

Artigo 26 – Integram a Rede de Protocolo e Arquivos:
I – o Arquivo Central;
II – as Comissões Setoriais de Arquivos;
III – os Protocolos e Arquivos das unidades e órgãos.

Artigo 27 – Às Comissões Setoriais de Arquivos compete:
I – propor a CCAD/SIARQ prazos de guarda dos documentos, em função dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos, elaborando as tabelas de temporalidade;
II – assessorar a CCAD/SIARQ no processo de avaliação de documentos sempre que convocada;
III – assistir às atividades de seleção e destinação de documentos dos arquivos das unidades e órgãos;
IV – propor e acompanhar a organização de protocolos e arquivos no âmbito das unidades e órgãos.

Artigo 28 – As CSArqs serão integradas por servidores responsáveis pelas atividades de protocolos e arquivos, indicadas pelos diretores das unidades e órgãos, sendo compostas no máximo por cinco elementos.

Artigo 29 – Os protocolos e arquivos das unidades e órgãos são os serviços responsáveis pelas atividades de registro de documentos ou expedientes, autuação de processos, bem como por sua tramitação, arquivamento e destinação, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP.

§ 1º - Todos os órgãos e unidades da Universidade contarão com um serviço de protocolo e arquivo.
§ 2º - Os protocolos e os arquivos das unidades e órgãos serão responsáveis pelos serviços de gestão arquivística de documentos em seu âmbito de atuação.

Artigo 30 – Aos protocolos e arquivos das unidades e órgãos compete:
I – racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados;
II – conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas das unidades e órgãos os quais estão subordinados;
III – manter o cadastro e o controle dos usuários do sistema informatizado de protocolo e arquivo;
IV – manter o cadastro de protocolos e de arquivos existentes e seus respectivos acervos documentais;
V – atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
VI – participar do processo de avaliação e destinação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos ao Arquivo Central, conforme planos de destinação estabelecidos;
VII – orientar ou coordenar a execução de programas, diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
VIII – proceder às autuações de processos e os registros de documentos ou expedientes da unidade e/ou órgão;

IX – controlar a tramitação e a distribuição de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos, zelando pela qualidade das operações de recebimento e encaminhamentos e condições físicas dos documentos;
X – efetuar o encerramento de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos visando transferências e recolhimentos aos arquivos nos prazos estabelecidos em Tabelas de Temporalidade aprovadas pela UNICAMP;
XI – proceder ao arquivamento e conservação de processos, documentos ou expedientes no âmbito das unidades e/ou órgãos.

Parágrafo único – Os documentos correntes (vigentes) constituem os arquivos de gestão, responsáveis pelas atividades de arquivo ativo cujos documentos se encontram em trâmite e com uso intenso.

Artigo 31 – Fica vedada a eliminação de documentos sem prévia consulta ao Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP.

Artigo 32 – As despesas com a execução desta Deliberação correrão por conta de dotações orçamentárias próprias e suplementadas se necessárias.

Artigo 33 – Esta Deliberação entrará em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Deliberação Deliberação CONSU-A-008/1995. (Proc. Nº 01-P-00113/89)



Publicada no D.O.E. em 06/06/2013.