Resolução GR-017/2011, de 29/06/2011
Reitor: Fernando Ferreira Costa

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Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Universidade Estadual de Campinas.

O Reitor da Universidade Estadual de Campinas, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, de acordo com as propostas apresentadas pela Comissão de Gestão e de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da UNICAMP, criada pela Resolução GR-045/2007 e nomeada pela Portaria GR-022/2008, apresentadas no Processo 01-P 27005/2007 e considerando:

Que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas na documentação governamental, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei federal de arquivos nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

As disposições da Deliberação CONSU A-8/1995, de dezembro de 1995, que instituiu o Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas, encarregado de desenvolver a política e exercer a gestão normativa visando à gestão dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e unidades da Universidade no desempenho de suas funções administrativas e acadêmicas e por pessoas físicas ou jurídicas de direito privado, que esteja sob sua custódia, independente da forma ou do suporte em que a informação está registrada;

As recomendações da UNESCO, do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), especialmente a Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e unidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, a Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006, que estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas,  a Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e unidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, e a Resolução nº 31 de 28 de abril de 2010, que dispõe sobre a adoção das recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes;

As recomendações do Governo do Estado de São Paulo, especialmente os decretos nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, que dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, que define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo, nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, que aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio, e do Arquivo Público do Estado de São Paulo, especialmente a Instrução Normativa APE/SAESP 1, de 10/3/09 publicada no Diário Oficial do Estado de 18/3/09, que estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Paulista, Direta e Indireta;

RESOLVE:

Art. 1º - A presente Resolução estabelece diretrizes e define procedimentos que deverão ser adotados por todos os órgãos e unidades da Universidade Estadual de Campinas, a fim de assegurar a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais produzidos e/ou recebidos em decorrência do cumprimento de suas atribuições.

Art. 2º - Para efeitos do disposto nesta Resolução considera-se:

1 - Acesso – direito, oportunidade ou meios de localizar, recuperar e usar a informação.

2 - Arquivo digital - conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por computador e armazenada em suporte apropriado.
3 - Arquivo Central - órgão complementar da Reitoria da Unicamp, encarregado pela coordenação do Sistema de Arquivos (SIARQ/UNICAMP), compreendendo Arquivo Central, o Protocolo Central e a Rede de protocolos e Arquivos setoriais e sub-setoriais vinculados aos órgãos administrativos ou acadêmicos. Gerencia o armazenamento e o acesso de forma centralizada, de documentos das unidades e órgãos da Unicamp, de guarda temporária ou permanente, transferidos a partir de previsões do plano de classificação e de tabelas de temporalidade (destinação final).

4 - Arquivo Setorial - é a área técnica responsável pelas atividades arquivísticas localizadas nas unidades administrativas e acadêmicas da universidade.

5 - Assinatura digital - modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital são: a) ser única para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatário; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificação da integridade do documento; d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.

6 - Atualização – técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para outro sem mudar sua codificação para evitar perdas de dados provocadas por deterioração do suporte.

7 – Autenticidade - credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.

8 – Avaliação de documentos - processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação, elaborado por comissões competentes.

9 - Captura - incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, por meio do registro, classificação e arquivamento.

10 – Certificado de autenticidade - declaração de autenticidade das reproduções dos documentos arquivísticos digitais, emitida pela instituição responsável por sua preservação.

11 - Certificação digital - atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave pública de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.

12 - Certificado digital - documento emitido e assinado digitalmente por uma autoridade certificadora, que contém dados que identificam seu titular e o relaciona à sua respectiva chave pública.

13 – Classificação de documentos – sequência de operações técnicas que visam agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação.

14 - Classificação de segurança – atribuição de graus de sigilo a documentos ou às informações neles contidas, conforme legislação específica.

15 – Comissão Central de Avaliação de Documentos de Arquivo - grupo permanente e multidisciplinar instituído oficialmente pelo Reitor, no âmbito do SIARQ/UNICAMP, responsável pela elaboração e aplicação de Planos de classificação e de Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.

16 - Comissão Setorial de Arquivos – grupo multidisciplinar instituído oficialmente nos órgãos e unidades pelos diretores, responsáveis em apoiar a Comissão Central de Avaliação de Documentos na elaboração e aplicação de planos de classificação e de tabelas de temporalidade de documentos de arquivo e na organização dos arquivos setoriais.

17 - Completeza – atributo de um documento arquivístico que se refere à presença de todos os elementos intrínsecos e extrínsecos exigidos pela organização produtora e pelo sistema jurídico-administrativo a que pertence, de maneira a ser capaz de gerar conseqüências.

18 - Confiabilidade – credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato. Existe quando um documento arquivístico pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação.

19 - Confidencialidade - propriedade de certos dados ou informações que não podem ser disponibilizadas ou divulgadas sem autorização para pessoas, entidades ou processos.

20 - Contexto tecnológico – refere-se ao ambiente tecnológico (hardware, software e padrões técnicos) que envolve o documento.

21 Controle de Versão – recurso para produção de documentos em ambiente de trabalho compartilhado, onde é possível estabelecer um controle da criação e edição do documento com sufixos ou prefixos atribuídos aos nomes dos documentos para que estes não sejam sobrescritos.

22 - Conversão – técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como: 1. conversão de dados: mudança de um formato para outro; 2. conversão de sistema computacional: mudança do modelo de computador ou de seus periféricos para outros.

23 - Conteúdo estável - refere-se ao conteúdo dotado de variabilidade limitada, isto é, tanto imutável quanto mutável, de acordo com regras estabelecidas.

24 - Cópia de segurança – cópia feita de um arquivo ou de um documento que deve ser guardada sob condições especiais para a preservação de sua integridade no que diz respeito tanto à forma quanto ao conteúdo, de maneira a permitir a recuperação de programas ou informações importantes em caso de falha ou perda.

25 - Correio eletrônico - sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrônica e outros documentos digitais por meio de redes de computadores.

26 - Credencial de segurança – um ou vários atributos associados a um usuário que definem as categorias de segurança segundo as quais o acesso é concedido  por autoridade competente, que habilita o usuário a ter acesso a documentos, dados e informações sigilosos.

27 - Criptografia – método de codificação de dados segundo algoritmo e chave específicos de forma que somente os usuários autorizados podem restabelecer sua forma original.

28 – Custódia – responsabilidade jurídica de guarda e proteção de documentos de arquivo, independente de vínculo de propriedade.

29 - Descritor - palavra, expressão ou símbolo convencionados para expressar o conteúdo do documento e possibilitar sua recuperação de forma individualizada.

30 – Destinação - decisão decorrente da avaliação de documentos, que determina o seu encaminhamento para eliminação ou guarda permanente.

31 – Digitalização – processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.

32 - Disponibilidade – é a razão entre o tempo durante o qual o sistema está acessível e operacional e a unidade de tempo definida como referência.

33 - Documento arquivístico – documento produzido, recebido ou acumulado por um órgão ou unidade no exercício de suas funções e atividades, para fins de prova, informação ou fonte de pesquisa.

34 - Documento arquivístico digital – documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, que pode ser produzido no contexto tecnológico digital (documentos nato-digitais) ou obtido a partir de suportes analógicos (documentos digitalizados).

35 - Documento digital – documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional, que pode ser produzido no contexto tecnológico digital (objetos nato-digitais) ou obtido a partir de suportes analógicos (objetos digitalizados). 

36 - Documento digitalizado – documento convencional convertido para um padrão de formato digital por meio de dispositivo apropriado.

37 – Documento intermediário – documento com uso pouco freqüente que aguarda prazos de prescrição e precaução nas unidades que tenham atribuições de arquivo nos órgãos ou unidades.

38 – Documento permanente - documento com valores histórico, probatório e informativo que deve ser definitivamente preservado.

39 - Emulação – utilização de recursos computacionais que fazem uma tecnologia funcionar com as características de outra, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.

40 - Encapsulamento – consiste em preservar, juntamente com o objeto digital, toda a informação necessária e suficiente para permitir o futuro desenvolvimento de conversores, visualizadores ou emuladores. Esta informação pode ser uma descrição formal e detalhada do formato do objeto preservado.

41 - Forma fixa - característica de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação documental permanece a mesma cada vez que o documento é manifestado, ou que pode ser alterada segundo regras fixas (i.e., é dotado de variabilidade limitada).

42 - Formato de arquivo - especificação de regras e padrões descritos formalmente para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser: 1. aberto – quando as especificações são públicas (p.ex.: XML, HTML,ODF e RTF); 2. fechado – quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: DOC); 3. proprietário – quando as especificações são definidas por uma empresa que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p.ex.: PDF, IPEG, DOC e GIF); 4. padronizado – quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p. ex.: XML).

43 - Gestão arquivística de documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

44 - Indexação – processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chave que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.

45 - Integridade - estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.

46 - Mensagem de correio eletrônico – documento digital criado ou recebido via sistema de correio eletrônico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.

47 - Metadados - são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a: 1. identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação); 2. segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais); 3. contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do documento.

48 - Migração – conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos documentos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas, que consiste na transferência de um documento digital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para uma outra mais moderna. A migração pode ocorrer por conversão, por atualização ou por reformatação.

49 - Patrimônio digital – conjunto de documentos digitais que possuem valor suficiente para serem preservados a fim de que possam ser consultados e utilizados no futuro.

50 - Plano de classificação de documentos - instrumento oficial utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, associando-o à função, subfunção e atividade que determinou a sua produção.

51 - Preservação digital – conjunto de ações destinadas a manter a integridade e o acesso aos documentos digitais ao longo do ciclo de vida dos documentos, e que devem alcançar todas as suas características essenciais: físicas, lógicas e conceituais.

52 - Programa de gestão arquivística de documentos - conjunto de políticas, estratégias, procedimentos, técnicas e normas que permite o planejamento, a implantação do gerenciamento arquivístico de documentos nos órgãos e unidades.

53 - Protocolo – setor que integra a rede do SIARQ/UNICAMP, encarregado da autuação, registro, recebimento distribuição e controle de tramitação de processos e documentos, bem como do uso do sistema eletrônico de protocolo,.

54 - Recolhimento – entrada de documentos em arquivos permanentes.

55 - Reformatação – 1. técnica de migração que consiste em manter a informação contida no suporte documental em novo meio, através do uso de tecnologias convencionais ou digitais, como a microfilmagem e a  digitalização em; 2. formatação/reformatação de mídia é preparar e/ou organizar a mídia para gravação, criando trilhas e setores.

56 - Repositório arquivístico digital – entidade ou dispositivo onde os registros e documentos arquivísticos digitais associados aos seus metadados são armazenados.

57 - Requisitos - conjunto de condições a serem cumpridas pelo órgão ou entidade, pelo sistema de gestão arquivística de documentos e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso.

58 - Requisitos funcionais – conjunto de condições que referem-se ao registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação de documentos.

59 - Requisitos não-funcionais – conjunto de condições que referem-se à utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho.

60 - Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos - conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo.

61 - Sistema de arquivos - conjunto de arquivos e protocolos da universidade que integram a rede do SIARQ/UNICAMP e que funciona de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técnicos arquivísticos comuns.

62 - Suporte – base física sobre a qual a informação é registrada.

63 - Tabela de temporalidade de documentos - instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define os prazos de guarda e a destinação de cada série documental.

64 - Transferência – passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

65 - Trilhas de auditoria - conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.

 

CAPÍTULO I

Da gestão arquivística de documentos digitais

Seção I

Das considerações gerais

Art. 3º - As Comissões Setoriais de Arquivos e/ou unidades de arquivo e protocolos setoriais, deverão integrar os documentos arquivísticos digitais aos seus respectivos programas de gestão arquivística de documentos, em conformidade com a política, as normas e as instruções do  SIARQ/UNICAMP.

Parágrafo único - O programa de gestão arquivística de documentos é aplicável independente da forma ou do suporte físico, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que os documentos e as informações são produzidos e armazenados.

Art. 4º - A gestão arquivística de documentos digitais, convencionais e híbridos deverá prever a implantação do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos da Universidade Estadual de Campinas (SIGAD/UNICAMP) que atendam instruções estabelecidas pelo SIARQ/UNICAMP, tendo como referência requisitos nacionais de gestão e preservação de documentos, em especial as resoluções exaradas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Art. 5º - Os profissionais de protocolo e arquivo devem integrar equipes de projetos de implantação de SIGAD/UNICAMP em suas unidades e órgãos, bem como a projetos de integração de sistemas legados ou congêneres, assegurando o cumprimento das diretrizes e procedimentos do SIARQ/UNICAMP;

Art. 6º - A classificação, os prazos de guarda e a destinação de documentos arquivísticos digitais devem obedecer aos critérios oficializados pela Comissão Central de Avaliação de Documentos do SIARQ/UNICAMP (CCAD/SIARQ) fixados em Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos da UNICAMP, aprovados pelas instâncias competentes;

Parágrafo primeiro - Os documentos arquivísticos digitais de valor permanente, indicados nos Planos de classificação e nas Tabelas de temporalidade de documentos oficializados ou em atos da CCAD/SIARQ/UNICAMP são de guarda definitiva e não poderão ser eliminados, mesmo no caso de se adotar quaisquer formas de reprodução.

Parágrafo segundo - A eliminação de documentos arquivísticos digitais de guarda temporária, só poderá ocorrer nos prazos previstos na Tabela de temporalidade de documentos, ou em atos da CCAD/SIARQ/UNICAMP, em conformidade com os procedimentos legais, e de forma irreversível e permanente utilizando-se ferramentas que sobrescrevam o espaço digital utilizado pelo arquivo.

Art. 7º - O Arquivo Central/SIARQ deverá preparar instruções, estar dotado de infraestrutura e de pessoal habilitado, para orientar a implantação de repositórios setoriais de arquivamento de documentos digitais, visando a manutenção da integridade e da autenticidade dos acervos documentais arquivísticos;

Art. 8º – As mensagens de correio eletrônico e seus anexos contemplados nos Planos de Classificação e de Temporalidade de Documentos, oficializados e aprovados pelas instâncias competentes, deverão integrar o programa de gestão arquivística de documentos da universidade. 

Parágrafo único - Para assegurar sua eficácia plena enquanto documento arquivístico digital, as mensagens de correio eletrônico e seus anexos devem:

a) ser transmitidos em ambiente seguro que ateste a identidade do remetente ou ter certificação digital;

b) ser capturados, registrados, classificados e gerenciados no sistema informatizado de gestão arquivística de documentos;

c) estar completos, ser redigidos com linguagem apropriada à comunicação oficial e emitidos por pessoa autorizada.

Art. 9º - Os documentos produzidos a partir de sistemas informatizados e bases de dados, gerados por órgãos e unidades no exercício de suas funções e atividades, e que tenham formas fixas e conteúdos estáveis, são considerados documentos arquivísticos digitais.

Seção II

Da digitalização de documentos

Art. 10 – Os projetos de digitalização deverão ser orientados por critérios previstos nos programas de gestão arquivística de documentos e por análise de custo-benefício, considerando-se os seguintes fatores principais:

a) prazo de guarda e destinação dos documentos, de acordo com as Tabelas de temporalidade de documentos de arquivo, oficializada pela Comissão Central de Avaliação de Documentos do SIARQ/UNICAMP e órgãos da administração superior da universidade;

b) freqüência e intensidade de uso dos documentos;

c) necessidade e possibilidade de integração de documentos digitalizados com outros sistemas;

d) custo do serviço para a captura da imagem, classificação, descrição e indexação, recuperação e manutenção, incluindo mão-de-obra, infra-estrutura lógica e física;

e) custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos à digitalização.

Parágrafo único – Os profissionais de arquivo e protocolo deverão participar de projetos de digitalização de documentos arquivísticos, a fim de contribuírem com a análise de custo-benefício a que se refere o caput deste artigo.

Art. 11 – A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na Tabela de temporalidade de documentos oficializada e autorizada pelo Arquivo Central/SIARQ/UNICAMP e pelas autoridades competentes.

Art. 12 - Os documentos arquivísticos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a digitalização, devendo ser recolhidos ao Arquivo Central/SIARQ/UNICAMP ou preservados definitivamente pelo próprio órgão custodiador.

Art. 13 - Os serviços de digitalização de documentos deverão prever:

a) atividades técnicas prévias de:

     1. organização, classificação, avaliação e descrição de documentos;

     2. preparação de documentos a serem digitalizados, sob supervisão de profissional qualificado: higienização, desmetalização e pequenos reparos;

b) utilização, preferencialmente, de padrões e formatos abertos e estáveis no mercado, definidos por organismos nacionais e internacionais de ampla aceitação e reconhecimento, para captura, manutenção e acesso aos documentos digitalizados, sob a orientação do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP;

c) equipamentos e tecnologias que assegurem resolução de imagem compatível com necessidades específicas;

d) interoperabilidade com outros sistemas;

e) procedimentos de registro e controle de mídias;

f) controle de qualidade das imagens por meio de sua visualização e impressão;

g) utilização de sistema de indexação de imagens;

h) controle do processo de gravação de imagens digitalizadas;

i) digitalização de séries documentais e não de documentos isolados, levando-se em consideração o valor probatório ou informativo do conjunto;

j) condições adequadas para guarda e preservação das mídias.

 

Seção III

Das condições para a transferência e o recolhimento de documentos

arquivísticos digitais

Art. 14 - Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Central/SIARQ/UNICAMP ou órgão de preservação por este certificado deverão:

a) ser previamente identificados, classificados e avaliados, incluindo os documentos não digitais que façam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido, conforme o previsto em Tabela de temporalidade de documentos oficializada;

b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoção de procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção ou perda de dados;

c) vir acompanhados Termo de Transferência ou de Recolhimento para fins de prova e informação;

d) vir acompanhados de instrumentos descritivos que permitam sua identificação, acesso e controle, conforme anexo I, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística para fins de prova e informação;

e) vir acompanhados de declaração de autenticidade, emitida pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos documentos, elaborada conforme anexo II dessa instrução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística, para fins de prova e informação;

f) estar no(s) formato(s) de arquivo digital definido(s) pelas normas do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP e;

g) ser enviados em mídia(s) ou protocolo(s) de transmissão previsto(s) pelas normas do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP.

Art. 15 - Os órgãos e unidades, produtores e acumuladores de documentos, devem assegurar a preservação, a autenticidade e a acessibilidade dos documentos arquivísticos digitais até a transferência ou o recolhimento ao Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP ou órgão certificado, por este, para preservação de documentos arquivísticos.

Art. 16 - O Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP, no momento da transferência ou recolhimento, procederá à presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, com base nos metadados relacionados a esses documentos, conforme especificado no Anexo II, e com base na listagem descritiva apresentada pelo órgão ou unidade responsável pela transferência ou recolhimento.

Parágrafo único – A presunção de autenticidade também deverá considerar a adoção pelo órgão ou unidade das estratégias, procedimentos e técnicas de preservação e segurança que forem necessários, descritos no Capítulo II desta Resolução.

Art. 17 - O Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP expedirá cópias autênticas dos documentos digitais sob sua custódia.

Art. 18 – Os documentos arquivísticos digitais recebidos por meio de procedimento de transferência ou recolhimento ao Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP devem estar sob a forma não criptografada e sem qualquer outro atributo tecnológico que impeça o acesso à informação.

Art. 19 -O órgão ou unidade que transfere ou recolhe documentos arquivísticos digitais manterá uma cópia, até que o Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP emita atestado de validação aprovando o processo de transferência ou recolhimento. 

Parágrafo único - A cópia a que se refere este artigo deverá ser eliminada de forma irreversível e por método seguro e comprovado.

Art. 20 – As condições definidas para a transferência e o recolhimento de documentos arquivísticos digitais ao Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP deverão ser observadas também pelos demais órgãos e unidades custodiadores de documentos arquivísticos digitais intermediários e permanentes.

CAPÍTULO II

Da preservação e segurança de documentos arquivísticos digitais

Seção I

Da preservação

Art. 21 - Aos órgãos e unidades custodiadores de documentos arquivísticos digitais, integrantes ao SIARQ/UNICAMP caberá:

a) adotar estratégias, procedimentos e técnicas de preservação digital com sustentação legal, de maneira a possuir infra-estrutura organizacional, incluindo recursos humanos, tecnológicos e financeiros adequados, para produzir, receber, descrever, preservar e dar acesso aos documentos arquivísticos digitais sob sua guarda, garantindo o armazenamento e segurança pelo tempo que for necessário;

b) garantir a manutenção e atualização do ambiente tecnológico como hardware, software, formatos de arquivo e mídias de armazenamento digital, responsável pela preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais.

Art. 22 – As estratégias, procedimentos e técnicas de preservação deverão ser integrados aos programas de gestão arquivística de documentos, registrados e revisados periodicamente, visando controlar os riscos decorrentes:

a) da degradação do suporte (mídia);

b) da obsolescência tecnológica;

c) da dependência de fornecedor ou fabricante.

Art. 23 – Os riscos decorrentes da degradação do suporte devem ser evitados por meio da adoção de adequadas condições ambientais de armazenamento e manipulação, do uso de suporte de qualidade, com vida útil prevista apropriada aos propósitos da preservação, do controle do processo de gravação, da geração de cópias de segurança e seu armazenamento em local fisicamente separado, e da aplicação de técnicas de migração, antes do fim da vida útil do suporte.

Parágrafo único - As condições ambientais adequadas para armazenamento do suporte e a sua vida útil prevista ou pretendida devem ser indicadas pelos fabricantes e por entidades isentas e reconhecidas, com base em estatística de uso.

Art. 24 – Os riscos decorrentes da obsolescência tecnológica devem ser evitados com o monitoramento permanente dos avanços tecnológicos, ações rotineiras de manutenção e aplicação de técnicas de preservação digital comumente utilizadas, tais como migração, emulação, encapsulamento e conversão de dados.

Art. 25 - Os riscos decorrentes da dependência de fornecedor ou fabricante de software, hardware e formato devem ser evitados com a migração, com a utilização de soluções independentes e de padrões abertos de formatos de arquivo, de ampla aceitação por organismos oficiais, em âmbito nacional e internacional, e de recursos tecnológicos estáveis e consolidados no mercado.

Art.26 - As ações de preservação são contínuas e devem ser implementadas e monitoradas desde a produção dos documentos até a sua destinação final por sistema informatizado de gestão arquivística, a que se refere o artigo 5º desta Resolução.

Parágrafo único – A recuperação e disponibilidade do acervo digital deverão ser asseguradas mediante eventual descontinuidade, sinistro ou falta de manutenção de sistema informatizado de gestão arquivística, ou de quaisquer outros sistemas gerenciadores.

Seção II

Da segurança

Art. 27 – Os programas de gestão arquivística de documentos deverão prever controles de acesso, trilhas de auditoria e procedimentos de segurança que garantam a integridade, a confiabilidade e a disponibilidade dos documentos arquivísticos digitais, sua proteção contra perdas, acidentes e intervenções não autorizadas, bem como a sua recuperação e restauração, quando necessário.

Art. 28 – O controle de acesso e a recuperação de documentos arquivísticos digitais e seus metadados deve ser implementado por meio de procedimentos de identificação de usuários, com base nas credenciais de segurança e por procedimentos que limitem aos responsáveis o acesso ao ambiente de armazenamento.

Art. 29 – O controle de acesso aos documentos arquivísticos digitais sigilosos deve prever a classificação da informação quanto ao seu grau de sigilo, nos termos da lei, bem como a utilização de procedimentos adicionais de segurança, tais como: assinatura e certificação digitais, criptografia ou mesmo a guarda de documentos fora da rede.

Art. 30 – A assinatura e a certificação digitais, quando necessárias, devem utilizar infraestrutura de chaves públicas, nos termos da legislação em vigor.

Art. 31 – As intervenções ou tentativas de intervenções feitas nos documentos arquivísticos digitais ou no sistema computacional devem ser registradas de modo a permitir que possam ser rastreadas em trilhas de auditoria.

Parágrafo único – As trilhas de auditoria devem estar disponíveis para inspeção e não podem ser excluídas antes dos prazos previstos nas Tabelas de temporalidade de documentos oficializadas, mesmo que implique em transferir cópia da trilha para outro espaço de armazenamento com a subseqüente liberação do espaço original.

Art. 32 – As cópias de segurança de documentos arquivísticos digitais  e seus metadados, bem como de parâmetros do sistema operacional, do gerenciador de banco de dados, do sistema informatizado de gerenciamento e do software aplicativo, devem ser realizadas regularmente e de acordo com as necessidades específicas, visando garantir a recuperação dos documentos, em caso de sinistro ou falhas nos sistemas computacionais.

Parágrafo único – As cópias de segurança devem ser armazenadas em locais diferentes e fisicamente distantes.

Art. 33 – A segurança da infra-estrutura de instalações do acervo arquivístico digital e de sistemas gerenciadores existentes deve levar em conta o controle de temperatura e umidade relativa do ar, a iluminação, o fornecimento estável de energia elétrica, a instalação e manutenção de equipamentos contra incêndio e de pára-raios, e o controle de acesso às salas de computadores servidores por profissionais credenciados.

Art. 34 – Os sistemas informatizados que gerenciam ou armazenam documentos arquivísticos digitais deverão observar requisitos de proteção definidos por organismos nacionais e internacionais de ampla aceitação e reconhecimento, bem como deverão interagir com outros sistemas de proteção, tais como: antivírus, firewall e anti-spywere.

CAPÍTULO III

Disposições Finais

Art. 35 – As eventuais dúvidas decorrentes da aplicação desta Resolução deverão ser submetidas à análise e orientação técnica do Arquivo Central do Sistema de Arquivos, órgão da Coordenadoria Geral da Universidade.

Art. 36 – O Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP em conjunto com os órgãos e unidades, deverá proceder à definição e atualização de normas, procedimentos e padrões mencionados nesta Resolução, que serão disponibilizados no sítio do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP.

Art. 37 – Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

 

ANEXO I

Elementos essenciais para a elaboração da listagem descritiva para transferência e/ou recolhimento de documentos arquivísticos digitais:

a)    órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento dos documentos arquivísticos;

b)    órgão ou entidade responsável pela produção e acumulação dos documentos arquivísticos, caso seja diferente do responsável pela transferência ou recolhimento;

c)    tipo e quantidade de mídias utilizadas e o volume total de dados em bytes;

d)    identificação dos formatos de arquivo digital;

e)    metadados necessários para a interpretação e apresentação dos documentos, tais como a estrutura da base de dados, o esquema HTML e o esquema de metadados;

f)     registro de migrações e datas em que ocorreram;

g)    registro das eliminações realizadas;

h)   indicação de espécie, título, gênero, tipo, datas-limite, identificador do documento e indicação de documentos complementares em outros suportes. No caso de transferência, indicação da classificação e do seu respectivo prazo de guarda e destinação documentos;

i)     informações necessárias para apoiar a presunção de autenticidade conforme anexo II; e

j)      data e assinatura do responsável pelo órgão que procede a transferência ou o recolhimento, podendo ser em meio convencional e/ou digital.

Nota: A instituição arquivística recebedora poderá definir uma listagem descritiva mais detalhada de acordo com as características da documentação a ser recolhida.

 

ANEXO II

Informações para apoiar a presunção de autenticidade

Essas informações são requisitos que servem como base para a instituição arquivística avaliar e atestar a autenticidade dos documentos transferidos ou recolhidos. A disponibilidade e a qualidade dessas informações vai variar de acordo com o tipo de documento arquivístico digital e dos procedimentos de gestão adotados. Quanto maior o número de requisitos atendidos e quanto melhor o grau de satisfação de cada um deles, mais forte será a presunção de autenticidade. As informações compreendem metadados e outras informações para apoiar a presunção de autenticidade que podem não constar da listagem descritiva do acervo.

I – Metadados

Os metadados relacionados aos documentos arquivísticos digitais, que costumam estar registrados nos sistemas de gestão de documentos, devem acompanhar o documento digital no momento da transferência ou recolhimento. São eles:

         a) nome do autor;

         b) nome do destinatário;

         c) assunto;

         d) data de produção;

         e) data da transmissão;

         f) data do recebimento;

         g) data da captura ou arquivamento;

         h) código de classificação;

         i) indicação de anexo;

         j) nome do setor responsável pela execução da ação contida no documento;

         k) indicação de anotação;

         l) registro das migrações e data em que ocorreram; e

         m) restrição de acesso.

II - Outras informações para apoiar a presunção de autenticidade que estarão contidas nos instrumentos descritivos:

         a) indicação dos procedimentos de privilégios de acesso e uso;

         b) indicação dos procedimentos para prevenir, descobrir e corrigir perdas ou adulteração dos documentos;

         c) indicação dos procedimentos de preservação com relação à deterioração da mídia e obsolescência tecnológica;

         d) indicação das normas e procedimentos que determinam a forma documental; e

         e) indicação das normas e meios para autenticação de documentos, utilizadas pelo órgão ou entidade produtor ou acumulador.


Publicada em 01/07/2011 - Páginas 77 a 79