O Reitor da Universidade Estadual de Campinas, no uso de suas atribuições legais e na qualidade de Presidente do Conselho Universitário, tendo em vista o decidido pelo Conselho em sua 42ª Sessão Ordinária, realizada em 30 de maio de 1995, baixa a seguinte Deliberação:
Artigo 1º - Fica criado o Arquivo Central do Sistema de Arquivo UNICAMP (AC/SIARQ), como órgão complementar diretamente vinculado à Reitoria, em substituição à Coordenadoria do Sistema de Arquivo, criada pela Deliberação CONSU-A-039/1989, que fica extinta pela presente Deliberação.
CAPÍTULO I
DO SISTEMA DE ARQUIVOS
Artigo 2º - O Sistema de Arquivos tem os seguintes objetivos gerais:
I - desenvolver uma política de aperfeiçoamento das atividades arquivísticas, compatível com as necessidades de agilização da informação e de eficiência administrativa;
II - promover a interação e a interdependência das Unidades responsáveis pela custódia de documentos considerando a integração das diferentes fases da gestão documental;
III - assegurar condições de conservação, proteção e acesso ao patrimônio documental, na defesa dos interesses da Universidade e dos direitos da comunidade acadêmica;
IV - preservar a memória da Universidade, protegendo seu acervo arquivístico, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica.
Artigo 3º - Integram o Sistema de Arquivos da Universidade:
I - O Arquivo Central;
II - O Conselho Consultivo;
III - a Comissão Central de Avaliação de Documentos;
IV - a Rede de Arquivos.
Artigo 4º - O acervo arquivístico de que trata a presente Deliberação compreende documentos de qualquer natureza, produzidos ou recebidos e acumulados:
I - pelos órgãos da Universidade no desempenho de suas funções administrativas e acadêmicas;
II - por pessoas físicas ou jurídicas de direito privado, cuja custódia foi assumida pelo SIARQ/UNICAMP, por ser considerado de interesse para a Universidade.
CAPÍTULO II
DO ARQUIVO CENTRAL
Artigo 5º - Arquivo Central (AC/SIARQ), órgão coordenador do Sistema de Arquivos, para a realização dos objetivos gerais enumerados no artigo 2º desta Deliberação, compete:
I - coordenador o Sistema de Arquivos da Universidade;
II - integrar e harmonizar as atividades arquivísticas nas diferentes fases do ciclo vital do documento;
III - operacionalizar as recomendações do Conselho Consultivo;
IV - coordenar e operacionalizar as decisões da Comissão Central de Avaliação de Documentos, elaborando os manuais de normas de Sistema de Arquivos, estabelecendo diretrizes para conservação, acesso, avaliação e transferência de documentos;
V - coordenar a transferência dos documentos produzidos pela Universidade aos Arquivos Setoriais, ao Arquivo Intermediário e ao Arquivo Permanente;
VI - planejar e coordenar a organização do acervo documental custodiado, visando a sua disposição aos usuários;
VII - propor condições de acesso público ao acervo custodiado pelo Arquivo Central;
VIII - elaborar programas de publicações e divulgação do SIARQ/UNICAMP e do patrimônio arquivístico público da Universidade Estadual de Campinas;
IX - elaborar projetos relativos a atividades arquivísticas de organização e recuperação de informações científicas relacionadas ao acervo custodiado pelo Sistema, para obtenção de recursos;
X - prestar assessoria técnico-arquivística a instituições internas e externas;
XI - gerir recursos humanos, financeiros e materiais;
XII - promover o aperfeiçoamento do pessoal técnico e auxiliar destinado ao SIARQ/UNICAMP.
XIII - integrar-se a sistemas de informação da Universidade, considerados de interesse para os usuários do SIARQ/UNICAMP;
XIV - integrar-se a sistemas nacionais e internacionais de informação, visando o acesso à produção científica de instituições congêneres e a divulgação da produção gerada pela Universidade.
Artigo 6º - Compõem a estrutura do Arquivo Central:
I - a Diretoria;
II - a Vice-Diretoria;
III - a Secretaria;
IV - o Arquivo Intermediário;
V - o Arquivo Permanente;
VI - os Serviços Auxiliares.
Artigo 7º - À Diretoria do Arquivo central compete:
I - planejar, coordenar, acompanhar e relatar as atividades do Arquivo Central e do Sistema de Arquivos;
II - responder pelo cumprimento dos objetivos previstos nos artigos 2º e 5º desta Deliberação;
III - indicar entre funcionários de carreira o Vice-Diretor, os Diretores do Arquivo Intermediário, do Arquivo Permanente dos Serviços Auxiliares e da Secretaria, submetendo-os ao Reitor;
IV - assessorar a administração superior em assuntos da área de arquivos e de prestação de serviços de informação inerentes ao acervo custodiado pelo Sistema de Arquivos/UNICAMP;
V - representar o Arquivo Central dentro e fora da Universidade;
VI - cumprir e fazer cumprir as recomendações do Conselho Consultivo e da Comissão Central de Avaliação de Documentos;
VII - convocar, quando necessário, o Conselho Consultivo;
VIII - convocar e presidir a Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD).
Artigo 8º - A Diretoria do Arquivo Central será exercida por um funcionário de carreira, designado pelo Reitor para a função de Diretor do Arquivo Central.
§1º - A função de Diretor do Arquivo Central é privativa de profissionais que tenham exercido cargo técnico de direção em arquivos da UNICAMP ou instituições congêneres, com experiência e especialização comprovadas.
§2º - o mandato do Diretor do Arquivo Central será de 4 (quatro) anos, permitida 1 (uma) recondução sucessiva.
§3º - Mediante solicitação e justificativa do Conselho Consultivo, o Coordenador poderá ser designado pelo Reitor para o cumprimento de um terceiro mandato.
Artigo 9º - O Diretor do Arquivo Central será auxiliado nas suas atividades por um Vice-Diretor, por ele indicado e designado pelo Reitor.
Parágrafo único - O Vice-Diretor substituirá o Diretor nas suas faltas e impedimento legais.
Artigo 10 - A Secretaria é o órgão encarregado de processar o expediente do Arquivo Central, do Conselho Consultivo e da Comissão Central de Avaliação de Documentos, exercendo as demais atividades a ela inerentes.
Artigo 11 - Ao Arquivo Intermediário, órgão encarregado da orientação técnica aos Arquivos Setoriais, das Comissões Setoriais de Arquivos, e da custódia de documentos semi-ativos, compete:
I - acompanhar e apoiar o trabalho das CSArq, em consonância com as diretrizes da CCAD, no tocante à produção de documentos e à normalização do fluxo documental;
II - acompanhar e apoiar o trabalho das CSArq, em consonância com as diretrizes da CCAD, na elaboração do plano de destinação de documentos e na preservação do patrimônio documental;
III - orientar os Arquivos Setoriais quanto ao armazenamento e à recuperação de informações contidas no documentos de uso corrente e semi-ativo;
IV - custodiar e organizar a documentação encaminhado pelos Arquivos Setoriais, colocando-a à disposição da Universidade e da comunidade, com expressa autorização do órgão produtor;
V - controlar empréstimos ou devoluções responsabilizando-se pela integridade do acervo sob sua custódia;
VI - proceder à eliminação dos documentos sob sua custódia, nos prazos previstos, de acordo com os critérios estabelecidos pela CCAD e autorização do Arquivo Setorial responsável;
VII - encaminhar ao Arquivo Permanente, conforme calendário estabelecido, os documentos com valor probatório, informativo e cultural, considerados de custódia permanente nas Tabelas de Temporalidade;
VIII - inventariar sumariamente a documentação referida no inciso anterior antes do recolhimento ao Arquivo Permanente.
Parágrafo Único - O encaminhamento de documentos ao Arquivo Intermediário será feito anualmente conforme calendário estabelecido entre este e os Arquivos Setoriais.
Artigo 12 - Integram o Arquivo Intermediário, as áreas de :
I - Registro e Controle de Documentos Intermediário;
II - Transferência de Documentos;
III - Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais.
Artigo 13 - Ao Arquivo Permanente, órgão encarregado pela gestão dos documentos permanentes, recolhidos pelo Arquivo Central, compete:
I - custodiar e organizar os documentos de valor permanente, recolhidos dos Arquivos Setoriais e do Arquivo Intermediário anualmente ao seu acervo;
II - elaborar instrumentos de pesquisa com vistas à disseminação da informação;
III - informar e fornecer subsídios à administração da Universidade, com base nos documentos custodiados;
IV - participar do processo de avaliação de documentos;
V - atender à pesquisa pública;
VI - organizar e dispor à pesquisa os acervos de que trata o inciso II do artigo 4º.
Artigo 14 - Integram o Arquivo Permanente as seguintes áreas:
I - Processamento Técnico de Documentos;
II - Informações e Atendimento à Pesquisa;
III - Intercâmbio e Publicações.
Artigo 15 - Aos Serviços Auxiliares compete:
I - elaborar medidas de reprodução de documentos para fins de preservação, segurança e disseminação;
II - orientar e supervisionar os órgãos integrantes do SIARQ/UNICAMP quanto às condições e métodos de conservação, ambientação e higienização do acervo arquivístico da Universidade;
III - oferecer subsídios, promover e aprimorar o intercâmbio de dados e informações aos órgãos integrantes do SIARQ;
IV - zelar pelas condições de conservação e segurança das instalações do Arquivo Central.
Artigo 16 - Integram os Serviços Auxiliares as seguintes áreas:
I - Reprodução, Conservação e Restauração;
II - Informática;
III - Atividades Complementares.
Parágrafo Único - As atribuições das áreas enumeradas neste e nos Artigos 12 e 14 serão fixadas em Portaria Interna a ser baixada pelo Diretor do Arquivo Central.
CAPÍTULO III
DO CONSELHO CONSULTIVO
Artigo 17 - Ao Conselho Consultivo - Consul compete:
I - estabelecer a política arquivística da Universidade e aprovar as propostas de convênios com outras instituições;
II - estabelecer políticas de difusão e acesso às informações contidas no acervo do Arquivo Central;
III - promover eventos científicos, respaldar as iniciativas de aperfeiçoamento técnico do Arquivo Central, viabilizando a obtenção de recursos junto às agências de fomento.
IV - atuar na interface Arquivo Central - Unidades Acadêmicas, tendo em vista a promoção de pesquisas fundamentadas nos acervos do Sistema de Arquivos.
Artigo 18 - O Conselho Consultivo terá a seguinte composição:
I - o Diretor do Arquivo Central;
II - um representante docente de cada uma das seguintes áreas, indicados pelos Diretores das respectivas áreas:
a) Ciências Exatas e Tecnológicas;
b) Ciências Biomédicas;
c) Ciências Humanas;
III - o historiador, membro da Comissão Central de Avaliação de Documentos;
IV - um docente representante da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário, indicado pelo Pró-Reitor;
V - um representante da Administração Geral, indicado pelo Coordenador da Administração Geral;
VI - o responsável pelo Arquivo Intermediário;
VII - dois representantes do corpo discente, sendo um indicado pelo DCE e um indicado pela APG.
§1º - Todos os membros titulares do Conselho e os respectivos suplentes, indicados da mesma forma que os titulares, serão designados pelo Reitor.
§2º - O Conselho Consultivo elegerá o seu Presidente, dentre os Conselheiros referidos nos incisos I a VI, para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução.
Artigo 19 - O mandato dos membros do Conselho Consultivo será de dois anos admitida a recondução, exceto o dos representantes do corpo discente que será de um ano, vedada a recondução.
Artigo 20 - O Conselho Consultivo se reunirá a cada três meses por convocação de seu Presidente.
CAPÍTULO IV
DA COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Artigo 21 - A Comissão Central de Avaliação de Documento (CCAD), órgão de caráter permanente do SIARQ/UNICAMP, deverá elaborar e acompanhar juntamente com as Comissões Setoriais de Arquivos (CSArq) previstas no Artigo 28, o processo de avaliação de documentos da Universidade, competindo-lhe ainda orientar e normalizar:
I - a produção e o fluxo de documentos;
II - a elaboração do plano de destinação de documentos;
III - a incorporação dos acervos mencionados no inciso II do artigo 4º;
IV - a preservação do patrimônio documental.
Artigo 22 - O processo de avaliação de que trata o artigo anterior consistirá na determinação do ciclo de vida dos documentos, na fixação de prazo de guarda e em sua destinação final.
Parágrafo único - O processo de avaliação terá por base o levantamento da produção documental, como instrumento de identificação de funções e atividades geradoras de documentos de arquivo.
Artigo 23 - A CCAD será integrada pelos seguintes membros, designados pelo Reitor:
I - o Diretor do Arquivo Central, que será seu Presidente;
II - o Secretário do Arquivo Central, que será o seu Secretário Executivo;
III - os responsáveis pelos Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente do Arquivo Central;
IV - um Administrador indicado pelo Coordenador da Diretoria Geral da Administração;
V - um Analista de O&M indicado pelo Superintendente ao Centro de Computação;
VI - um representante da Procuradoria Geral;
VII - um historiador indicado pela Congregação do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas.
§1º - A CCAD poderá convocar especialistas identificados com as áreas cujos documentos estiverem sendo avaliados.
§2º - O mandato dos membros da CCAD será de 2 (dois) anos permitida a recondução.
Artigo 24 - A CCAD, bem como as CSArq, deverão consubstanciar os resultados de seus trabalhos na elaboração de planos de destinação de documentos e de tabelas de temporalidade.
Parágrafo único - As tabelas de temporalidade de que trata este artigo serão enviadas aos órgãos administrativos e acadêmicos envolvidos e ao Arquivo Central, que terão trinta dias para manifestação.
Artigo 25 - As tabelas serão divulgadas através do Diário Oficial do Estado e consideradas aprovadas após 30 dias, a contar da data da publicação.
Parágrafo único - Os interessados em documentos que constarem da relação dos elimináveis a curto prazo, terão trinta dias para manifestação, a contar da data da publicação da tabela de temporabilidade.
CAPÍTULO V
DA REDE DE ARQUIVOS
Artigo 26 - Às Comissões Setoriais de Arquivos compete:
I - o Arquivo Central;
II - as Comissões Setoriais de Arquivo
III - os Arquivos Setoriais
IV - os Arquivos de Gestão ou Correntes
Artigo 27 - Às Comissões Setoriais de Arquivos compete:
I - propor à CCAD prazos de guarda dos documentos, em função dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos, elaborando as tabelas de temporabilidade;
II - assessorar a CCAD no processo de avaliação de documentos sempre que convocada;
III - assistir às atividades de seleção e destinação de documentos dos Arquivos Setoriais;
IV - propor e acompanhar a organização de Arquivos Setoriais nas Unidades.
Artigo 28 - As CSArq serão integradas por funcionários responsáveis pelas atividades de Arquivos indicadas pelos titulares das unidades administrativas e acadêmicas, sendo compostas no máximo por cinco elementos.
Artigo 29 - Os Arquivos Setoriais são as unidades responsáveis pelas atividades de arquivos semi-ativos, localizadas nas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade, recebendo orientação técnica e normativa do Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP.
§1º - Cada unidade acadêmica ou administrativa da Universidade contará com um Arquivo Setorial.
§2º - Os Arquivos Setoriais corresponderão às unidades de arquivamento de documentos vigentes, semi-ativos, de uso pouco intenso, já existente nessas unidades e sua estruturação levará em conta o perfil de Arquivos Setoriais, a ser estabelecido pela Coordenação do SIARQ/UNICAMP.
§3º - Os Arquivos Setoriais serão vinculados ao Gabinete do Diretor da Unidade, que designará seu dirigente.
Artigo 30 - Aos Arquivos Setoriais compete:
I - racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos semi-ativos produzidos e acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados;
II - conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão subordinados;
III - manter cadastro e controle dos Arquivos de Gestão ou Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos;
IV - atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
V - participar do processo de avaliação e destinação de documentos, procedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporabilidade ao Arquivo Central, conforme planos de destinação estabelecidos;
VI - orientar ou coordenar a execução de programas, diretrizes e normas emanados do Arquivo Central;
VII - zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia.
Artigo 31 - Os Arquivos de Gestão ou Correntes são as unidades responsáveis pelas atividades de arquivo ativo cujos documentos se encontram em trâmite e com uso intenso, localizadas nos órgãos que compõem as Unidades administrativas e acadêmicas da Universidade, recebendo orientação técnica do Arquivo Setorial e do Arquivo Central do SIARQ.
Artigo 32 - Aos Arquivos de Gestão ou Correntes compete:
I - racionalizar a produção;
II - organizar e agilizar as buscas para atender decisões administrativas e acadêmicas locais;
III - atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
IV - participar do processo de avaliação de documentos;
V - proceder a descartes, selecionar e transferir documentos para os Arquivos Setorial e Central, de acordo com planos de destinação estabelecidos;
VI - zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia.
Artigo 33 - Fica vedada a eliminação de documentos, sem prévia consulta ao Arquivo Central do SIARQ/UNICAMP.
Artigo 34 - As despesas com a execução desta Deliberação correrão por conta das dotações orçamentárias próprias, suplementadas se necessário.
Artigo 35 - Esta Deliberação entrará em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Deliberação CONSU-A-039/1989.