O Reitor da Universidade Estadual de Campinas, na qualidade de Presidente do Conselho Universitário, tendo em vista o decidido pelo Conselho na sua 15ª Sessão Ordinária, realizada a 19 de dezembro de 1989, considerando:
- a importância da avaliação criteriosa, como viga mestra de sustentação da política de gestão de documentos e de preservação do patrimônio documental da Universidade.
- a necessidade urgente de agilizar as comunicações administrativas e aperfeiçoar as atividades arquivísticas da Universidade, integrando-as nos preceitos da Arquivologia Contemporânea.
- a necessidade de promover a interação e a interdependência das unidades responsáveis pela custódia de documentos.
- a responsabilidade e o dever de garantir a organização e a proteção dos documentos com valor probatório informativo ou cultural, na defesa dos interesses da Universidade e dos direitos da comunidade acadêmica.
expede a seguinte Deliberação
Artigo 1º - Fica criada, como órgão complementar diretamente subordinado à Reitoria, a Coordenadoria do Sistema de Arquivos da Universidade de Campinas (SIARQ/UNICAMP), nos termos do artigo 26 do Regimento Geral, com os objetivos de:
I - desenvolver uma política arquivísticas adequada à realidade da Universidade e compatível com as necessidades de agilização da informação e de eficiência administrativa;
II - promover a interação das diferentes fases da gestão de documentos.
Artigo 2º - O acervo arquivístico de que trata a presente Deliberação compreende documentos de qualquer natureza, produzidos ou recebidos e acumulados:
I - pelos órgãos da Universidade no desempenho de suas funções administrativas e acadêmicas;
II - por pessoas naturais ou jurídicas de direito privado, cuja custódia foi assumida pelo SIARQ/UNICAMP, por ser considerado de interesse para a Universidade.
Artigo 3º - Compõem a estrutura da Coordenadoria do Sistema de Arquivos:
I - Coordenação;
II - Secretaria;
III - Comissão Central de Avaliação de Documentos;
IV - Arquivo Central.
Artigo 4º - Á Coordenadoria do Sistema de Arquivos, compete:
I - estabelecer a política arquivística da Universidade;
II - implantar e superintender o Sistema de Arquivos e coordenador a assessoria técnica aos órgãos que o integram, bem como a instituições públicas ou provadas;
III - coordenar o processo de avaliação de documentos, através da Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD);
IV - supervisionar a conservação, garantir a execução do plano de destinação e impedir a eliminação aleatória dos documentos.
Artigo 5º O Coordenador do Sistema de Arquivos será um docente portador de, no mínimo, o título de Doutor, designado pelo Reitor.
Parágrafo Único - O mandato do Coordenador do SIARQ coincidirá com o do Reitor, admitida a recondução.
Artigo 6º - A Secretaria é o órgão encarregado de processar o expediente e manter em dia os arquivos correntes da Coordenadoria do SIARQ/UNICAMP, exercendo as demais atividades a ele inerentes.
Artigo 7º - Integram o Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas:
I - a Coordenadoria do Sistema;
II - a Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD);
III - as Comissões Setoriais de Arquivos (CSAs);
IV - a Rede de Arquivos, composta do Arquivo Central, dos Arquivos Setoriais e dos Arquivos de Gestão.
DA COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Artigo 8º - A Comissão Central de Avaliação de Documentos, órgão de caráter permanente do SIARQ/UNICAMP, deverá elaborar e acompanhar, juntamente com as Comissões Setoriais de Arquivos (CSAs), previstas no Artigo 13, o processo de avaliação de documento da Universidade, competindo-lhe mais especificamente orientar e normalizar:
I - a produção e o fluxo de documentos;
II - a elaboração do plano de destinação de documentos;
III - a incorporação dos acervos mencionados na alínea II do Artigo 2º;
IV - a preservação do patrimônio documental.
Artigo 9º - O processo de avaliação de que trata o Artigo anterior consistirá na determinação do ciclo de vida dos documentos, na fixação de prazo de guarda e em sua destinação final.
Parágrafo Único - O processo de avaliação por base e levantamento da produção documental, como instrumento de identificação de funções e atividades geradoras de documentos de arquivo.
Artigo 10 - A CCAD será integrada pelos seguintes membros, designados pelo Reitor:
I - o Coordenador do SIARQ, que será seu Presidente;
II - o Diretor do Arquivo Geral, que será seu Secretário Executivo;
III - dois especialistas em Arquivologia, indicados pelo Coordenador do SIARQ;
IV - um Administrador e um Analista de O&M, ambos indicados pelo Coordenador da Diretoria Geral da Administração;
V - um representante da Procuradoria Geral;
VI - um historiador indicado pelo Diretor do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas.
Parágrafo Único - A CCAD poderá convocar especialistas identificados com as áreas documentos estiverem sendo avaliados.
Artigo 11 - A CCAD, bem como as CSAs, deverão consubstanciar os resultados de seus trabalhos na elaboração de planos de destinação de documentos e de tabelas de temporalidade.
§ 1º - As tabelas de temporalidade de que trata este Artigo serão enviadas aos órgãos administrativos e acadêmicos envolvidos e ao Arquivo Central, que terão 30 dias para manifestação.
§ 2º - Após o prazo previsto no parágrafo anterior, as tabelas de temporalidade serão submetidas à apreciação do Arquivo do Estado, atendendo ao que dispõe o Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984.
Artigo 12 - As tabelas serão divulgadas através do Diário Oficial do Estado e consideradas aprovadas após 30 dias, a contar da data da publicação.
Parágrafo Único - Os interessados em documentos que constarem da relação dos elimináveis a curto prazo, terão 30 dias para manifestação a contar da data da publicação da tabela de temporalidade.
DAS COMISSÕES SETORIAIS DE ARQUIVOS
Artigo 13 - Às Comissões Setoriais de Arquivos compete:
I - propor à CCAD prazos de guarda dos documentos, em função dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais, operacionais ou técnicos, elaborando as tabelas de temporalidade;
II - assessorar a CCAD no processo de avaliação de documentos, sempre que convocada;
III - assistir às atividades de seleção e destinação de documentos dos Arquivos Setoriais.
Artigo 14 - As CSAs serão integradas por funcionários responsáveis pelas atividades de Arquivos, indicadas pelos titulares das unidades administrativas e acadêmicas, sendo compostas, no máximo, por cinco elementos.
DA REDE DE ARQUIVOS
Artigo 15 - Os Arquivos Setoriais são as unidades responsáveis pelas atividades de arquivo localizadas nas unidades administrativas e acadêmicas da Universidade, a elas subordinadas, recebendo orientação técnica e normativa da Coordenadoria do SIARQ/UNICAMP.
§ 1º - Cada unidade acadêmica ou administrativa da Universidade contará com um Arquivo Setorial.
§ 2º - Os Arquivos Setoriais corresponderão à unidade de arquivamento já existente nessas unidades e sua estruturação levará em conta o perfil de Arquivos Setoriais, a ser estabelecido pela Coordenação do SIARQ/UNICAMP.
§ 3º - Os Arquivos Setoriais serão vinculados ao Gabinete do Diretor da Unidade, que designará seu dirigente.
Artigo 16 - Aos Arquivos Setoriais compete:
I - racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos produzidos;
II - conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão subordinados;
III - manter cadastro e controle dos Arquivos de Gestão ou Correntes e seus respectivos acervos, sugerindo sua reunião ou separação;
IV - garantir a rapidez e a eficiência das comunidades administrativas;
V - participar do processo de avaliação e destinação de documentos, precedendo aos descartes necessários e transferindo a documentação de acordo com a tabela de temporalidade;
VI - orientar ou coordenar a execução de programas, diretrizes e normas emanados da Coordenadoria do SIARQ;
VII - zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado, enquanto estiverem sob sua custódia.
Artigo 17 - Ao Arquivo Central compete:
I - operacionalizar as decisões e diretrizes da Coordenadoria do Sistema de Arquivos, no sentido de desenvolver uma política de gestão voltada para a eficiência administrativa e a preservação do patrimônio documental;
II - integrar e harmonizar as atividades arquivísticas nas diferentes fases do ciclo vital do documento;
III - operacionalizar as decisões da CCAD, elaborando os manuais de normas de Sistema de Arquivos, estabelecendo diretrizes para conservação, acesso, avaliação e transferência de documentos;
IV - coordenar a transferência dos documentos produzidos pela Universidade aos Arquivos Setoriais, à Diretoria de Apoio, aos Arquivos Setoriais e ao Arquivo Permanente;
V - propor condições de acesso público ao acervo custodiado pela Diretoria de Apoio aos Arquivos Setoriais;
VI - elaborar programas de divulgação do SIARQ/UNICAMP e do patrimônio arquivístico público da Universidade Estadual de Campinas.
Artigo 18 - A Direção do Arquivo Geral será exercida por funcionários de carreira, escolhido pelo Coordenador do SIARQ e designado pelo Reitor, a ela competindo:
I - cumprir e fazer cumprir as decisões da Coordenadoria do SIARQ/UNICAMP e da CCAD;
II - indicar dentre funcionários de carreira os Diretores da Diretoria de Apoio aos Arquivos Setoriais, do Arquivo Permanente e dos Serviços Auxiliares, submetendo-os ao Coordenador do SIARQ/UNICAMP;
III - promover o aperfeiçoamento do pessoal destinado ao SIARQ;UNICAMP.
Artigo 19 - Compõem a estrutura do Arquivo Central
I - Direção
II - Secretaria
III - Diretoria de Apoio aos Arquivos Setoriais, em nível de Diretoria Técnica de Serviço
IV - Arquivo Permanente, em nível de Diretoria Técnica de Serviço
V - Serviço Auxiliares, em nível de Diretoria de Serviço.
Artigo 20 - A Secretaria é o órgão encarregado de processar o expediente e manter em dia o arquivo corrente do Arquivo Central, exercendo as demais atividades a ela inerentes.
Artigo 21 - À Diretoria de Apoio ao Arquivos Setoriais compete
I - acompanhar e apoiar o trabalho das CSAs, em consonância com as diretrizes da CCAD, no tocante à produção de documento e à normalização do fluxo documental
II - acompanhar e apoiar o trabalho das CSAs, em consonância com as diretrizes da CCAD, na elaboração do plano de destinação de documentos e na preservação do patrimônio documental
III - orientar os Arquivos Setoriais quanto ao armazenamento e a recuperação de informações contidas nos documentos de uso corrente e semi-ativo
IV - custodiar a documentação encaminhada pelos Arquivos Setoriais, colocando-a à disposição da Universidade e da comunidade, com expressa autorização do órgão produtor
V - controlar empréstimos ou devoluções, responsabilizando-se pela integridade do acervo sob sua custodia
VI - proceder a eliminação dos documentos sob sua custódia, nos prazos previstos, de acordo com os critérios estabelecidos pela CCAD e autorização do Arquivo Setorial responsável
VII - encaminhar ao Arquivo Permanente, conforme calendário estabelecido, os documentos com valor probatório, informativo e cultural, considerados de custódia permanente nas tabelas de temporalidade
VIII - inventariar sumariamente a documentação referida no inciso anterior, antes do recolhimento ao Arquivo Permanente.
Parágrafo Único - O encaminhamento de documentos à Diretoria de Apoio aos Arquivos Setoriais será feito anualmente, conforme calendário estabelecido entre esta e os Arquivos Setoriais.
Artigo 22 - Integram o Serviço de Apoio aos Arquivos Setoriais as seguintes seções, em nível de Seção Técnica
I - Seção de Registro e Controle de Documentos Intermediários
II - Seção de Transferência de Documentos
III - Seção de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais.
Artigo 23 - Ao Arquivo Permanente compete
I - custodiar os documentos de valor permanente, incorporando-os anualmente ao seu acervo
II - elaborar instrumentos de pesquisa com vistas à disseminação na informação
III - informar e fornecer subsídios à administração da Universidade, com base nos documentos custodiados
IV - participar do processo de avaliação de documentos
V - atender à pesquisa pública
VI - organizar e dispor à pesquisa os acervos de que trata a alínea II do artigo 2º.
Artigo 24 - Integram o Arquivo Permanente as seguintes seções em nível de Seção Técnica
I - Seção de Registro e Descrição de Documentos
II - Seção de Informações e Atendimento à Pesquisa
III - Seção de Intercâmbio e de Publicações.
Artigo 25 - Aos Serviços Auxiliares compete
I - elaborar medidas de reprodução de documentos para fins de preservação, segurança e disseminação
II - orientar e supervisionar os órgãos integrantes do SIARQUNICAMP quanto às condições e métodos de conservação, ambientação e higienização do acervo arquivístico da Universidade
III - oferecer subsídios, promover e aprimorar o intercâmbio de dados e informação aos órgãos integrantes do SIARQ
IV - zelar pelas condições de conservação e segurança das instalações dos órgãos que compõem a Coordenadoria do Sistema de Arquivos.
Artigo 26 - Integram os Serviços Auxiliares as seguintes seções
I - Seção de reprografia
II - Seção de Conservação e Restauração
III - Seção de informática
IV - Seção de Atividades Complementares.
Parágrafo Único - As atribuições das Seções enumeradas neste e no Artigo 22 serão fixadas em Portaria Interna a ser baixada pelo ordenador do SIARQ, ouvido o Diretor do Arquivo Central.
Artigo 27 - Fica proibida a eliminação de documentos, sem prévia consulta à Coordenação do Sistema de Arquivos.
Artigo 28 - As despesas com a execução desta Deliberação correrão por conta das dotações orçamentárias próprias, suplementadas se necessário.
Artigo 29 - Em decorrência da criação da Coordenadoria do Sistema de Arquivos, fica extinto o Centro de Informação e Difusão Cultural da UNICAMP.
Artigo 30 - Esta Deliberação entrava em vigor na data de sua publicação ficarão revogadas as disposições em contrario e, particularmente, as Portarias Portaria GR-011/1984, de 16 de janeiro de 1984, Portaria GR-283/1985, de 12 de novembro de 1985, Artigos 7º e 30 da Portaria GR-376/1986, de 21 de outubro de 1986, e a GR de 19 de novembro de 1988.
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
Artigo 1º - A implementação do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas será gradual, ficando estabelecido o prazo de um ano, após a publicação desta Deliberação, para a plena interação e integração de todos os órgãos que compõem o sistema.
Artigo 2º - Os servidores, envolvidos nas atividades do Sistema receberão treinamento técnico oferecido pela Coordenação do SIARQ.