As gravações das reuniões de órgãos colegiados da Universidade têm como finalidade subsidiar a elaboração da ata pelo servidor que secretaria a sessão. Após a aprovação da ata, esse é o documento oficial da sessão realizada, conforme previsto, por exemplo, no artigo 60 da Deliberação CONSU-A-002/1987.
Assim, a decisão sobre a gravação ou não das reuniões realizadas remotamente compete ao próprio órgão colegiado, que deverá avaliar se há necessidade da gravação para posterior elaboração de ata ou se esta pode ser realizada durante a sessão.
Se realizada, a gravação poderá ser arquivada por cada secretaria ou poderá ser armazenada em repositório da Unidade, decisão discricionária das chefias de cada órgão ou unidade.
Quanto à divulgação dos áudios e vídeos das reuniões, o artigo 7º da Deliberação CAD-A-002/2020, que dispõe sobre a realização de reuniões e assembleias da UNICAMP à distância e a votação via sistema eletrônico, prevê: “Artigo 7º - Os áudios e vídeos das reuniões ordinárias, extraordinárias, assembleias ou similares poderão ser divulgados, considerando a publicidade das reuniões realizadas pelos órgãos colegiados da Unicamp e as disposições da Lei Federal no 12.527/2011, que estabelece a publicidade como regra e o sigilo como exceção”.
Portanto, os assuntos discutidos em referidas reuniões, salvo expressa disposição em contrário que justifique algum tipo de sigilo, são públicos e passíveis de ser divulgados à comunidade, independentemente de solicitações (artigo 3º, inciso II, da Lei nº 12.527/2011).
Nos termos da Lei Federal nº 12.527/2011, pautas, atas e deliberações dos órgãos colegiados são públicos, com exceção daqueles que mantenham alguma restrição legal de acesso, tais como no caso de informações bancárias ou fiscais, informações pessoais, ou classificadas como sigilosas pela Administração, entre outros casos previstos na Lei n.º 12.527/2011.
Por outro lado, quanto aos documentos que instruem as pautas das reuniões colegiadas e que são necessários para as decisões tomadas pelos seus membros, a matéria deve ser analisada sob a ótica da ponderação entre o dever de transparência e o respeito e a preservação aos eventuais dados pessoais neles contidos.
Em relação a esses documentos em si, o acesso deve ser disponibilizado apenas aos membros dos Colegiados e às pessoas a que se referirem, já que o acesso irrestrito pode ensejar eventual violação à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n.º 13.709/2018).
E, caso haja intenção de acesso a algum desses documentos por parte de qualquer cidadão, o pedido poderá ser analisado no âmbito do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC, com a proteção das informações eventualmente sigilosas e/ou pessoais.
