Reitor: Fernando Ferreira Costa
Regulamenta a execução de despesas com viagens internacionais.
O Reitor da Universidade Estadual de Campinas, no uso de suas atribuições legais,
RESOLVE:
Artigo 1º - A concessão de ajuda de custo a servidores docentes e não docentes, a alunos e a colaboradores, em viagens internacionais de caráter eventual ou transitório, de interesse da Universidade, obedecerá ao disposto nesta RESOLUÇÃO.
Artigo 2º - A ajuda de custo a que se refere o artigo 1º poderá compreender, quando necessário, os seguintes tipos de despesa.
I - despesas com passagem de ida e volta;
II - diárias para cobertura de despesas com alimentação, pousada e deslocamentos;
III - despesas com taxas de inscrição, quando se tratar da participação em cursos ou eventos.
Parágrafo Único - A Universidade não arcará com um ou mais tipos de despesa previstos no caput deste artigo se o mesmo estiver sendo financiado por outra entidade igualmente interessada no propósito da viagem.
Artigo 3º - A aprovação de qualquer das despesas envolvidas na ajuda de custo, a que se refere o artigo 2º, é de competência do Ordenador do Centro Orçamentário (C.O.) por conta do qual serão alocados os recursos para a sua realização, cabendo-lhe a responsabilidade pela avaliação da finalidade da viagem e do interesse e benefício para a Universidade.
§ 1º - Tratando-se de viagem de servidor da Unicamp, será considerada sem efeito a aprovação da ajuda de custo nos casos em que não se disponha de ato do Reitor ou de autoridade competente autorizando seu afastamento para a mesma viagem e período em questão.
§ 2º - A aprovação de despesas a que se refere o caput será comprovada através da emissão do formulário de “Aprovação Prévia de Despesas - Viagem Internacional”, em cujo preenchimento deverão ser adotados os seguintes critérios:
I - Deverá indicar, para cada local de destino, a finalidade da viagem e o interesse e benefício para Unicamp.
II - Deverão ser indicadas as estimativas de todos os valores a serem pagos pela Unicamp, que correspondam a taxa de inscrição, a passagem aérea e a hospedagem, alimentação e locomoção, de forma a documentar e totalizar num único formulário todos os tipos de despesa que serão cobertos pela Unicamp, para uma mesma viagem.
III - Na hipótese de não ser necessário o pagamento pela Unicamp de alguma das despesas envolvidas na ajuda de custo, ou ser necessário apenas o pagamento parcial, deverá ser indicado de que forma serão cobertos os custos ou parte dos custos do tipo de despesa em questão.
IV - Deverá ser indicado o C.O. ou os C.O.s, e respectivos valores estimados, cuja dotação será utilizada para cobertura do total das despesas previstas para a Unicamp, bem como o valor a ser coberto pela Agência para a Formação Profissional da Unicamp (AFPU), quando for o caso.
V - Tratando-se de viagem de servidor, deverá ser indicada e anexada cópia da página do Diário Oficial em que consta a publicação da autorização do afastamento, ou documento que a substitua.
VI - Tratando-se de viagem para participação em congressos, seminários, simpósios e outros tipos de eventos, deverá ser indicado e anexado o convite, prospecto ou outro tipo de documento que faça referência ao evento.
VII - Deverá conter a data e assinatura do servidor que realizará a viagem, ou do servidor responsável pela proposição da ajuda de custo, quando se tratar de viagem a ser realizada por aluno ou colaborador sem vínculo funcional com a Unicamp.
VIII - Deverá conter a data e assinatura, sobre carimbo, do ordenador de cada um dos C.O.s cujos recursos serão comprometidos com os valores e tipos de despesa pleiteados.
IX - Deverá conter a assinatura do Diretor da Unidade/Órgão, nos casos em que todas as despesas previstas serão totalmente cobertas com recursos da AFPU.
§ 3º - Nos casos de viagem para participação em congressos, seminários, simpósios e outros tipos de eventos, a emissão do formulário “Aprovação Prévia de Despesas - Viagem Internacional” sem a adequada descrição do interesse e benefício dessa participação para a Unicamp, ensejará a recusa, por parte dos órgãos administrativos responsáveis, em executar a despesa aprovada e a devolução do processo às autoridades emitentes para o necessário esclarecimento.
Artigo 4º - O pagamento de taxa de inscrição em evento internacional estará sujeito ao atendimento das seguintes condições específicas:
I - A taxa de inscrição será paga através da transferência de moeda estrangeira à entidade responsável pela organização do evento ou, em moeda nacional, à pessoa que participará do evento, mediante ressarcimento do pagamento da taxa de inscrição que tenha sido efetuado através de cartão de crédito de sua titularidade.
II - Caberá ao órgão responsável pela liquidação da despesa:
a) certificar-se de que o pagamento da taxa de inscrição, ou o ressarcimento de seu valor, corresponde ao que foi aprovado através do formulário “Aprovação Prévia de Despesas - Viagem Internacional”, no que se refere à natureza, valor e data do evento;
b) certificar-se de que a natureza e a data do evento são compatíveis com o ato de autorização de afastamento praticado pelo Reitor ou autoridade competente, quando se tratar de viagem de servidor.
III - A não participação no evento no qual foi inscrito, por razões não justificáveis, ensejará a imediata devolução, pela pessoa inscrita, de valor equivalente à taxa de inscrição paga pela Unicamp.
Artigo 5º - A aquisição de passagem aérea para a viagem pretendida estará condicionada ao atendimento das seguintes condições específicas:
I - Deverá ser requisitada ao responsável por compras da Unidade/órgão com a antecedência mínima de 10 (dez) dias úteis em relação à data pretendida para o embarque, a fim de que se possa obter melhor preço em sua aquisição.
II - Caberá ao órgão responsável pela aquisição da passagem certificar-se de que o destino, o trajeto da viagem, as datas de ida e de volta:
a) correspondem ao que foi aprovado através do formulário “Aprovação Prévia de Despesas - Viagem Internacional”;
b) são compatíveis com o ato de autorização de afastamento praticado pelo Reitor ou autoridade competente, quando se tratar de viagem de servidor.
III - As aquisições deverão ocorrer através da empresa agenciadora de viagens previamente contratada pela Universidade, devendo ser objeto de justificativa em processo os casos que constituírem exceção.
IV - O eventual cancelamento da viagem deverá ser objeto de imediata comunicação ao responsável por compras da Unidade/órgão, a fim de que sejam tomadas as providências de reembolso possíveis.
Artigo 6º - O pagamento de diárias para cobertura de despesas com hospedagem, alimentação e locomoção, estará sujeito ao atendimento das seguintes condições específicas:
I - Caberá ao órgão da Diretoria Geral de Administração (DGA) responsável pela liquidação da despesa:
a) certificar-se de que o valor a ser pago para cobertura de despesas com hospedagem, alimentação e locomoção corresponde ao que foi aprovado através do formulário “Aprovação Prévia de Despesas – Viagem Internacional”, no que se refere ao tipo de despesa e à quantidade e valor de diárias, ou no que se refere a valor fixo previamente determinado;
b) certificar-se de que a finalidade e o período da viagem são compatíveis com o ato de autorização de afastamento praticado pelo Reitor ou autoridade competente, quando se tratar de viagem de servidor.
II - O pagamento à pessoa que irá viajar será efetuado antes da realização da viagem, através de depósito em sua conta corrente.
III - Nos casos em que o valor aprovado foi enunciado em moeda estrangeira, sua conversão em moeda nacional será realizada com base na taxa cambial média do dia anterior ao do pagamento.
IV - Caberá à DGA, através da Diretoria de Finanças, a aquisição de moeda estrangeira, quando for o caso.
V - O eventual cancelamento da viagem ou a não realização integral do evento que justificou a viagem ensejará a imediata devolução dos valores não utilizados.
Artigo 7º - Tratando-se de viagem de servidor da Unicamp, as despesas com hospedagem, alimentação e locomoção serão cobertas por diárias pagas antecipadamente, cujo valor é fixado em dólares (US$), de acordo com os seguintes níveis funcionais:
I - Reitor e Vice Reitor: US$324.00;
II - Chefes de Gabinete do Reitor, Pró-Reitores, Diretores das Unidades de Ensino e Pesquisa, Coordenadores da CORI (Coordenadoria de Relações Institucionais e Internacionais) e da COCEN (Coordenadoria de Centros e Núcleos Interdisciplinares de Pesquisa): US$ 234.00;
III- Servidores com nível de doutorado, Secretário Geral, Procurador de Universidade Chefe, Coordenadores da DGA (Diretoria Geral da Administração), DGRH (Diretoria Geral de Recursos Humanos), Biblioteca Central, CSS/CECOM (Centro de Saúde da Comunidade), HEMOCENTRO (Centro de Hematologia e Hemoterapia), SAE (Serviço de Apoio ao Estudante) e CDC (Coordenadoria de Desenvolvimento Cultural), Prefeito da Cidade Universitária, Diretor Executivo do CAISM (Hospital da Mulher Prof. Dr. José Aristodemo Pinotti), e Superintendentes do Hospital das Clínicas e Centro de Computação: US$ 215.00;
IV - Demais servidores: US$143.00;
§ 1º - As diárias corresponderão, do trigésimo primeiro ao sexagésimo dia, a 75% e, a partir do sexagésimo dia em diante, a 50% dos valores estabelecidos em cada caso previsto neste artigo.
§ 2⁰ - Em qualquer caso, serão considerados os resultados em números inteiros, desprezados os centavos.
§ 3º - Nos casos em que as despesas com hospedagem, alimentação e locomoção forem custeadas com recursos de convênios, o valor das diárias será determinado pelo que for expressamente estabelecido a esse respeito pelo convênio em questão.
§ 4º - Nenhum servidor poderá receber num mesmo mês, a título de diárias decorrentes de viagens internacionais ou no país, importância superior a 50% de seu vencimento mensal, entendido como tal o somatório de seu salário referencial com as vantagens pecuniárias já incorporadas.
Artigo 8º - Com o intuito de armazenar e consolidar informações, cada uma das despesas que vier a ser realizada deverá ser objeto de inserção de informações em sistema automatizado destinado a essa finalidade, mediante orientação da DGA.
Artigo 9º - Fica vedado o reembolso de qualquer despesa já realizada pelo interessado em razão da viagem, excetuando-se o pagamento de taxa de inscrição internacional realizado por meio de cartão de crédito, nas condições a que se refere o inciso I do artigo 4º.
Artigo 10 - Quando do retorno da viagem, e dentro do prazo de 10 (dez) dias úteis, a pessoa beneficiada com a cobertura total ou parcial de qualquer um dos tipos de despesa a que se refere o artigo 2º deverá formalizar prestação de contas com informações sobre a concretização da viagem, incluindo comentários, anexando documentos pertinentes e consolidando informações a respeito dos custos envolvidos.
§ 1º - No caso de concessão de ajuda de custo a colaboradores, em que a viagem teve início em outro país, o prazo a que se refere o caput será contado a partir da data do encerramento de seus compromissos com a Unicamp.
§ 2° - A não apresentação da prestação de contas nos termos desta Resolução constituirá impedimento para a concessão de ajuda de custo para a realização de nova viagem ao exterior.
§ 3º - A formalização da prestação de contas a que se refere o caput deverá ser providenciada através da emissão do formulário “Prestação de Contas - Viagem Internacional”, em cujo preenchimento deverão ser adotados os seguintes critérios:
I - Deverá indicar os locais de destino que foram de interesse da Unicamp e o período de permanência em cada um deles.
II - Deverá ser enriquecido com o registro de aspectos relevantes da viagem, que sejam de interesse para a Universidade.
III - Deverá ser apresentado o resumo das ajudas de custo recebidas da Unicamp e de outras entidades, e apurado o valor a ser eventualmente devolvido à Universidade.
IV - Tratando-se de viagem para participação em congressos, seminários, simpósios e outros tipos de eventos, deverão ser anexados documentos que de alguma forma evidenciem a referida participação.
V - Deverá conter a data e assinatura da pessoa que realizou a viagem.
VI - Deverá ser submetido à ciência do Diretor da Unidade/Órgão em que o servidor estiver alocado, ou, quando se tratar de aluno ou colaborador sem vínculo funcional com a Unicamp, deverá ser submetido à ciência do ordenador do C.O. por conta do qual foram alocados os recursos para a viagem.
§ 4º - Qualquer que seja o tipo de vínculo com a Unicamp e qualquer que seja o tipo de despesa envolvida na ajuda de custo concedida, o documento de prestação de contas da viagem e seus anexos deverão ser juntados ao processo de pagamento já existente ou a ser aberto em nome do servidor, aluno ou colaborador que realizou a viagem.
§ 5º - A chefia imediata do servidor que efetuou a viagem é responsável por assegurar que o formulário de prestação de contas seja apresentado pelo servidor em questão, submetido à ciência do Diretor da Unidade e juntado ao processo de pagamento, conforme determinam o caput e os parágrafos 3º e 4º.
§ 6º - Tratando-se de viagem de pessoa sem vínculo com a Unicamp que, por residir em outra localidade ou por outra razão, não possa apresentar e assinar a prestação de contas, a emissão do formulário “Prestação de Contas - Viagem Internacional” deverá ser providenciada e assinada pelo Ordenador do C.O. que autorizou a alocação de recursos para a viagem.
Artigo 11 - A eventual devolução à Universidade de valores apurados e indicados no ato da formalização da prestação de contas, deverá ocorrer através de depósito em conta corrente indicada pela Diretoria de Finanças da DGA, a ser providenciado pela pessoa que foi beneficiada com o pagamento.
§ 1º - A DGA comunicará à Unidade/órgão responsável, para a devida regularização, os casos de prestação de contas incorreta, sem a devida apuração e indicação do valor a ser devolvido à Universidade ou com apuração e indicação inexata desse valor.
§ 2º - Tratando-se de devolução de valores recebidos em moeda estrangeira, o beneficiado pelo pagamento deverá providenciar o depósito em favor da Unicamp através de venda da moeda estrangeira na agência bancária onde é mantida a conta corrente indicada pela Diretoria de Finanças da DGA.
§ 3º - O comprovante do depósito deverá ser juntado ao processo de pagamento existente em nome da pessoa por conta da qual foi realizada a devolução, o qual deverá ser em seguida encaminhado à Diretoria de Finanças/DGA, para ciência da devolução.
§ 4º - Tratando-se de devolução efetuada por servidor da Unicamp, a realização do depósito deverá ser previamente comunicada à Diretoria de Finanças/DGA através do formulário eletrônico do Sistema CDC – Controle de Depósitos e Comprovantes, disponível no Portal da DGA na internet.
Artigo 12 - A alínea “c”, do inciso I, do artigo 3°, da Resolução GR-045/2008, passa a vigorar com se seguinte redação:
“c) diárias e despesas de transporte de servidores para viagens no país e no exterior, mediante afastamento devidamente autorizado;”
Artigo 13 - Caberá à DGA o desenvolvimento dos formulários “Aprovação Prévia de Despesas - Viagem Internacional” e “Prestação de Contas - Viagem Internacional”, a que se referem, respectivamente, o art. 3º - § 2º e o art. 10 - § 3º, e a emissão de instruções complementares necessárias ao adequado atendimento desta Resolução.
Artigo 14 - Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial as Portaria GR-127/1982, Portaria GR-236/1986, Portaria GR-127/1989 e Portaria GR-217/1990 e as Resolução GR-078/2002, Resolução GR-011/2006, Resolução GR-020/2008 e Resolução GR-043/2008.
Publicada no D.O.E. em 06/12/2012. Págs. 55 e 56.