Procuradoria Geral

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Deliberação CAD-A-002/2020, de 11/08/2020

Reitor: Marcelo Knobel
Secretária Geral: Ângela de Noronha Bignami

Dispõe sobre a realização de reuniões e assembleias da Unicamp a distância e a votação via sistema eletrônico.

O Reitor da Universidade Estadual de Campinas, na qualidade de Presidente da Câmara de Administração, tendo em vista o decidido em sua 358ª Sessão Ordinária, realizada em 11 de agosto de 2020, baixa a seguinte Deliberação:

CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1º - Fica autorizada a realização de reuniões e assembleias da Universidade a distância, bem como disciplina a votação via sistema eletrônico, conforme regulamentação prevista nesta Deliberação.

§ 1º - As reuniões e assembleias a distância podem ser:

I. semipresenciais, quando parte dos membros participam e votam presencialmente, no local físico da realização da reunião, enquanto outra parte dos membros participam e votam a distância; ou
II. digitais, quando os membros só participam e votam a distância, caso em que a reunião não será sediada em nenhum local físico.

§ 2º - A votação via sistema eletrônico pode ocorrer:

I. para decisão de assuntos em pauta nas reuniões realizadas a distância;
II. quando um assunto possa ser avaliado por uma instância deliberativa sem que haja a necessidade de realizar uma reunião ou assembleia para tomada de decisão.

§ 3º - Deverá ser permitido, via sistema eletrônico, o anonimato dos votantes nas matérias em que o estatuto ou legislação vigente previr o voto secreto.

§ 4º - Para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas nas Unidades, Colégios Técnicos, Centros, Núcleos ou Órgãos da Universidade.

§ 5º - A presente Deliberação não se aplica às reuniões e assembleias realizadas de forma exclusivamente presenciais. 

Artigo 2º - As reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais deverão obedecer às normas pertinentes ao colegiado, conforme o caso, quanto à convocação, instalação e deliberação.

§ 1º - Os documentos e informações a serem disponibilizados previamente à realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital devem não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos na legislação vigente, como também ser disponibilizados por meio digital seguro.

§ 2º - O instrumento de convocação deve informar, em destaque, que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso, detalhando como os membros podem participar.

§ 3º - As informações de que trata o § 1º deste artigo poderão ser divulgadas na pauta da reunião, de forma resumida, com indicação de endereço eletrônico, onde as informações completas devem estar disponíveis de forma segura.

§ 4º - O organizador da reunião deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os membros participem e votem a distância na assembleia ou reunião, seja ela do tipo semipresencial ou digital.

§ 5º - O organizador e a Universidade não poderão ser responsabilizados por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão utilizados pelos membros, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.

Artigo 3º - Para todos os efeitos legais, considera-se presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital, conforme o caso, o membro ou seu suplente formal:

I. que a ela compareça, registrando sua presença por meio da assinatura na lista de presença;
II. cuja presença a distância tenha sido registrada de acordo com instruções estabelecidas pela secretaria ou presidência da sessão; ou
III. que, pessoalmente, registre sua presença no sistema eletrônico de participação disponibilizado pelo(a) secretário(a) ou pelo organizador(a) da reunião.

Artigo 4º - A ata ou documentos resultantes da reunião ou assembleia poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário(a) da mesa, quando couber, que certificarão em tais documentos os membros presentes.

Parágrafo único. A secretaria da reunião deverá manter arquivado todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo estabelecido para tal finalidade.

CAPÍTULO II - DA PARTICIPAÇÃO A DISTÂNCIA

Seção I - Da utilização de sistema eletrônico

Artigo 5º - O sistema eletrônico adotado para realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deve garantir:

I. a segurança, a confiabilidade e a transparência;
II. o registro de presença dos membros;
III. a preservação do direito de participação a distância dos membros durante o encontro;
IV. o exercício do direito de voz e voto a distância dos membros, bem como o seu respectivo registro;
V. a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a reunião;
VI. a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos membros;
VII. a gravação integral da reunião, que ficará arquivada na Unidade, Colégio Técnico, Centro, Núcleo ou Órgão organizador(a) do encontro; e
VIII. a participação de membros externos, cuja participação seja obrigatória ou se dê a convite do colegiado.

Artigo 6º - A participação nas reuniões ou assembleias digitais ou semipresenciais se dará somente pelo e-mail institucional "@unicamp".

Parágrafo único. O previsto no caput do artigo não se aplica aos membros externos à Universidade.

Seção II – Da gravação da reunião ou assembleia

Artigo 7º - Os áudios e vídeos das reuniões ordinárias, extraordinárias, assembleias ou similares poderão ser divulgados, considerando a publicidade das reuniões realizadas pelos órgãos colegiados da Unicamp e as disposições da Lei Federal no 12.527/2011, que estabelece a publicidade como regra e o sigilo como exceção.

Seção III – Da votação por meio eletrônico

Artigo 8º - A votação por meio eletrônico, poderá ser requerida pela presidência de um colegiado ou realizada durante a reunião ou assembleia, devendo conter: 

I. todos os itens constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, quando for o caso;
II. o(s) item(ns) que necessita(m) de apreciação e votação dos membros do colegiado, no caso de votação sem a necessária realização de uma reunião ou assembleia;
III. orientações sobre a forma de seu envio; 
IV. orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

Parágrafo único. A secretaria ou organização da reunião deve disponibilizar o formulário de voto a distância em versa~o que permita o preenchimento e a contabilização, por meio de sistema eletrônico.

Artigo 9º - A descrição dos assuntos a serem deliberadas a distância:

I. devem ser feitas em linguagem clara, objetiva e que não induza o membro a erro; e
II. deve ser formulada de forma que o membro somente possa aprová-la, rejeitá-la ou abster-se.

Artigo 10 - O formulário para voto a distância deve ser enviado ao membro durante a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido de acordo com as instruções do(a) presidente(a) da sessão.

§ 1º - Na reunião ou assembleia semipresencial, para os membros presentes fisicamente, a votação se dará de forma ativa, sendo que o Presidente solicitará que levantem a mão os que forem na ordem, a favor, contra ou se abstém em relação ao item submetido à votação. Em cada caso será feita a contagem de votos recebidos a distância e presencial e o Presidente proclamará o resultado final da votação.

§ 2º - Em caso de impossibilidade técnica, o voto poderá ser registrado de acordo com orientação da presidência da reunião. 

§ 3º - A ocorrência prevista no § 2º deverá ser registrada na súmula ou ata da reunião.

CAPÍTULO III – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 11 - A ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverá preencher os mesmos requisitos legais das reuniões e assembleias presenciais, naquilo que não conflitarem com esta Deliberação.

Parágrafo único. Na ata da reunião ou assembleia deve constar a informação de que foi semipresencial ou digital, destacando a forma pela qual foram permitidas a participação e a votação a distância, conforme o caso.

Artigo 12 - Esta Deliberação entra em vigor na data de sua publicação. (01-P-11089/2020)

Publicada no D.O.E. em 13/08/2020.